Wanneer fysiek of virtueel contact?

Virtueel vergaderen of een echte afspraak maken?

04 september 2013

Vergaderen kan tegenwoordig makkelijk via een videochatprogramma. Toch blijft het af en toe belangrijk om elkaar in het echt te ontmoeten. Hoe weet je wanneer je iets via de digitale weg kan afhandelen en wanneer je moet afspreken?

Whitepaper 'Benut je online kansen: communicatie'

In deze situatie is het belangrijk om te bepalen wat je precies wil gaan bespreken. Ga je alleen even brainstormen over een nieuw project of ga je een beoordelingsgesprek doen met een van je werknemers? In sommige gevallen is non-verbale communicatie heel belangrijk, zoals bij het laatste voorbeeld. Dan is het raadzaam om face-to-face af te spreken met je werknemer.

Videoconferentie en chatten

De brainstorm kan je ook online doen, via een (video)chatprogramma. Als iedereen een webcam heeft en die aanzet, kun je daarbij ook elkaars gezicht zien. Dat is al prettiger dan alleen via de chat. Het voordeel van een vergadering of brainstorm via de computer is dat je niet naar kantoor hoeft te reizen en daarmee tijd en kosten bespaart.

Tips

Om te bepalen of je in real life of digitaal af gaat spreken, kun je de volgende tips in het achterhoofd houden:

  • Als je een lang en diepgaand gesprek gaat voeren waarbij non-verbale communicatie belangrijk is, kun je beter fysiek afspreken. Denk dan bijvoorbeeld aan een sollicitatiegesprek of een beoordelingsgesprek of een eerste ontmoeting met een potentiele nieuwe klant;

  • Als je gevoelige informatie gaat bespreken, is het beter om fysiek af te spreken. Je weet maar nooit wie er mee kan luisteren bij de anderen thuis;

  • Als je kort gaat vergaderen of brainstormen over een nieuw project kun je dat best via de computer doen;

  • Bedenk van tevoren in elk geval goed wat je gaat bespreken en wat de vereisten van het contact zijn;

  • Bespreek van tevoren welke ontmoetingen je digitaal of face-to-face wil doen;

  • Evalueer alle bijeenkomsten. Als blijkt dat sommige fysieke ontmoetingen overbodig zijn, kun je besluiten om ook deze via de computer af te handelen.