Wanneer fysiek of virtueel contact?

Virtueel vergaderen of een echte afspraak maken?

04 september 2013 07 juli 2021

Vergaderen kan tegenwoordig makkelijk via videoconferencing. Toch blijft het belangrijk om elkaar af en toe in het echt te ontmoeten. Hoe weet je wanneer je iets via de digitale weg kan afhandelen en wanneer je moet afspreken?

Whitepaper 'Benut je online kansen: communicatie'

De voordelen van online vergaderen

Het is niet meer nodig om voor elk overleg bij elkaar te komen. Zeker wanneer het gaat om een overleg tussen verschillende organisaties, is het vaak praktischer om elkaar online te spreken. Dat geldt ook voor teams waarbij één of meer mensen thuis of op een flexwerkplek aan het werk zijn. Je bespaart daarmee niet alleen veel tijd, maar ook reiskosten. Een ander voordeel van online vergaderingen is dat je eenvoudig documenten kunt delen en samen bewerken. Zo kun je in realtime samenwerken.

Wanneer fysiek afspreken?

Toch zijn er ook situaties waarin het slim is om fysiek te overleggen. Denk bijvoorbeeld aan situaties waar non-verbale communicatie heel belangrijk is, zoals bij een beoordelingsgesprek met een van je werknemers, een sollicitatiegesprek of een eerste ontmoeting met een potentiële nieuwe klant. Dat geldt ook voor overleggen waarbij je gevoelige informatie gaat bespreken, je weet maar nooit wie er mee kan luisteren bij de andere thuis of op de flexwerkplek. Tot slot is het vaak slim om fysiek bij elkaar te komen wanneer je een creatieve brainstormsessie wilt houden. Online voelen veel mensen een drempel om een idee in de groep te gooien.

Wat kies je?

Om te bepalen of je fysiek of digitaal af gaat spreken, kun je de volgende tips in het achterhoofd houden:

  • Bedenk van tevoren in elk geval goed wat je gaat bespreken en wat de vereisten van het contact zijn;

  • Bespreek van tevoren welke ontmoetingen je digitaal of face-to-face wil doen;

  • Evalueer alle bijeenkomsten. Als blijkt dat sommige fysieke ontmoetingen overbodig zijn, kun je besluiten om ook deze voortaan via een videocall af te handelen.