Waar moet ik aan denken bij het regelen van tijdelijk personeel?

Checklist voor het aannemen van tijdelijke medewerkers

02 februari 2016

Veel ondernemers beginnen hun bedrijf in hun eentje. Het kan natuurlijk gebeuren dat je op bepaalde gebieden al snel ondersteuning kunt gebruiken. Neem je dan meteen personeel aan? Dat hoeft niet.

Een nieuwe medewerker aannemen

Als je nog niet zeker weet of je iemand in dienst wilt nemen, kun je ervoor kiezen tijdelijk iemand aan te nemen. Hier volgt een checklist voor het inhuren van tijdelijk personeel.

1. Wie zoek ik?

Waar heb je iemand voor nodig? Voor administratieve ondersteuning of iemand die meedenkt over je huisstijl? Aan de hand van je specifieke wensen is het makkelijker zoeken naar de geschikte arbeidskracht. Dit kan door een oproep voor tijdelijk personeel te plaatsen op internet, bijvoorbeeld via social media. Het is dan wel aan jezelf om de aanmeldingen te screenen. Je kunt er ook voor kiezen om een uitzend- of detacheringsbureau in te schakelen. Niet gratis, maar het voordeel is dat een selectie van kandidaten voor je gemaakt wordt. Hierdoor is dit proces aanzienlijk minder tijdrovend. Denk er wel aan om dit via een bureau te doen dat door de Stichting Normering Arbeid (SNA) is goedgekeurd.

2. Duidelijke afspraken

Ook bij tijdelijk personeel is het belangrijk een salaris te bepalen en te bekijken welke arbeidsvoorwaarden voor de kracht gelden. Deze arbeidsvoorwaarden zijn minder uitgebreid dan bij vast personeel. Bij flexibel personeel ben je niet verplicht in te schalen in een salarisschaal, maar het is wel gebruikelijk om de kracht ten minste het minimumloon te geven. Maak je gebruik van een uitzend- of detacheringsbureau? Houd wel rekening met een financiële bijdrage aan het bureau. Daardoor kunnen de kosten hoger uitvallen dan wanneer je zelf een tijdelijke kracht inhuurt. Het scheelt wel weer de zorgen om de opstelling van een contract. Huur je een freelancer in, dan is het gebruikelijk om in goed overleg een all-in uur- of dagtarief af te spreken.

3. VAR opvragen

Ga je met een freelancer/zzp’er in zee? Het is raadzaam hun te vragen een VAR-verklaring voor te leggen. Hiermee voorkom je als opdrachtgever dat er achteraf voor de Belastingdienst onduidelijkheid kan bestaan over je arbeidsrelatie met de opdrachtnemer. Let op: indien je gedurende een langere periode samenwerkt met een zzp'er en de opdrachten in verschillende jaren plaatsvinden, moet je van elk jaar een aparte VAR-verklaring hebben ontvangen.

Let op: per 1 mei 2016 verandert de VAR in de wet dba. Lees hier alles over de nieuwe wet. 

4. Bewaar kopieën identiteitsbewijs goed

Het is ook bij tijdelijke krachten van groot belang dat je een kopie van de identiteitsbewijzen goed bewaart in je administratie. Net als bij vaste werknemers geldt ook voor flexibel personeel een bewaarplicht van zeven jaar na het beëindigen van de arbeidsovereenkomst. Bij een uitzendkracht hoeft je dit meestal niet zelf te regelen, dat doet het uitzendbureau.

5. Voorkom aansprakelijkheid voor loonheffingen

Ook al gaat het in dit geval om het inhuren van tijdelijk personeel, de Belastingdienst kan je alsnog aansprakelijk stellen voor de loonheffingen en omzetbelasting die jouw tijdelijke kracht moet betalen. Stel dat van het tussenbureau failliet gaat, dan klopt de fiscus bij jou aan om deze heffingen alsnog te innen. Gelukkig is er een manier om deze vervelende situatie te voorkomen door in overleg met de tijdelijke kracht een zogenaamde G-rekening af te sluiten. Daarmee maak je loonheffingen rechtstreeks over. 

6. Goede arbeidsomstandigheden

Werknemers hebben recht op een veilige en gezonde werkplek. Dit recht ligt vast in de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) en geldt ook voor flexibele arbeidskrachten uit binnen- en buitenland. Je hoort tijdelijke werknemer een goede werkplek te bieden en recht geven op voldoende pauzes. Voor bepaalde werknemers, beroepen en branches zijn afwijkende regels van toepassing. Zo gelden voor medewerkers die vaak nachtdiensten draaien bijvoorbeeld aangepaste werktijden. 

(Bron: ikgastarten