Maak een procesanalyse van je bedrijf

Sturen op cijfers | Tip 10

08 november 2013

Met een procesanalyse breng je de bedrijfsvoering in beeld. Niet alleen de activiteiten waarmee je geld verdient, maar ook zaken zoals marketing, acquisitie en de boekhouding. De winstgevendheid van je onderneming stijgt en de klanttevredenheid gaat omhoog.

Doel

Als ondernemer wil je je onderneming altijd verbeteren. Zaken efficiënter aanpakken, zodat je met minder tijd en minder geld hetzelfde werk kunt doen. Een procesanalyse:

  • brengt de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van je werknemers helder in kaart;

  • helpt je verbeterpunten in kaart te brengen;

  • maakt processen meetbaar;

  • voorkomt dat werkzaamheden dubbel worden uitgevoerd;

  • levert kostenbesparing op;

  • verduidelijkt de onderlinge samenhang van processen;

  • verbetert de samenwerking binnen de organisatie.

Snoeien

Waarom wachten tot een omzetterugval of verliespost je dwingt om aan de noodrem te trekken en hard in te grijpen door middel van een reorganisatie? Procesanalyse is een vorm van snoeien. Doel is te kijken hoe en waar je het beste kosten kunt besparen, met minder personeel toch hetzelfde werk kunt doen, etc. Net zoals je bomen en planten in de winter moet snoeien, zodat ze in het voorjaar weer optimaal kunnen uitgroeien. Met een procesanalyse ontdek je tijdig de zwakke plekken en kun je op tijd ingrijpen. Bijvoorbeeld met scherpere afspraken en een betere controle.

Persoonsgebonden processen

Een tweede argument om de belangrijkste processen in je organisatie vast te leggen, is de menselijke factor. Vaak zijn handelingen en informatie persoonsgebonden (“Daarvoor moet je bij Jan zijn, die weet hoe dat moet”; “Dat doet Hannie altijd”). Als kennis voornamelijk in de hoofden van mensen is opgeslagen, maak je je organisatie kwetsbaar. Net zoals je je belangrijkste contracten goed en vindbaar opslaat, moet je taken en verantwoordelijkheden ook ‘de-individualiseren’. Dat doe je met behulp van een procesanalyse, waarbij je de primaire informatie toegankelijk maakt.

Kwaliteitsmanagement

Tot slot. Je bevordert de klanttevredenheid met een constante, hoge kwaliteit van dienstverlening. Met behulp van een procesanalyse kun je de kwaliteit van je organisatie beter borgen. Procesanalyse is in die zin niets anders dan kwaliteitszorg: als je de werkprocessen en taken helder in beeld hebt, wordt het makkelijker om je processen door te ontwikkelen en te optimaliseren.

Auteur

Hans Pieters