Eerste hulp over de grens: de ambassade

Wat kan een diplomatieke post betekenen voor je bedrijf?

01 december 2017

Als je personeel in het buitenland in de problemen komt, kun je onder andere terecht bij de Nederlandse ambassade. Maar wat kan een diplomatieke post nu precies voor je bedrijf betekenen?

Personeel in het buitenland

Het Koninkrijk (Nederland, Aruba, Curaçao en Sint Maarten) heeft wereldwijd ongeveer 140 diplomatieke posten. Dit zijn bijvoorbeeld ambassades en consulaten. Deze posten behartigen de belangen van Nederlanders in het buitenland. Zo bieden je hulp als je in een ander land in de problemen komt. Of je personeel. Ambassades en consulaten zijn veelzijdige organisaties. Ze helpen individuele expats met allerlei praktische zaken als het verstrekken van paspoorten en visa, het legaliseren van buitenlandse documenten zoals geboorte- en huwelijksakten en het verrichten van taken van de burgerlijke stand (bijvoorbeeld het sluiten van huwelijken).

Praktische hulptaken

Meer praktische hulptaken van ambassades en consulaten:

  • Hulp als de expat onverwacht zonder geld komt te zitten.

  • Hulp als de expat een arts of advocaat nodig heeft.

  • Hulp als de expat in aanraking komt met justitie.

  • Hulp met het regelen van een vliegticket als de expat onverwacht naar Nederland moet terugkeren.

  • Hulp als contact met het thuisfront nodig is, bijvoorbeeld als de expat in het buitenland een ernstig ongeluk heeft gehad.

Let wel: ambassades en consulaten bieden doorgaans geen pasklare oplossing. Ze helpen vooral door te bemiddelen. Niet alle hulp is gratis; zo zal voor een noodpaspoort gewoon moeten worden betaald. 

SOS-hulpverleningsverzekering

Er zijn ook zaken waarbij ambassades en consulaten je niet kunnen helpen maar waarvoor je een SOS-hulpverleningsverzekering kunt afsluiten. Hiermee zorg je ervoor dat jouw expat wordt geholpen bij het vinden van een goed ziekenhuis, maar ze regelen en betalen ook het overbrengen van een stoffelijk overschot of een vlucht naar huis in verband met ernstige privé-omstandigheden.

Handelspartners

Maar ambassades en consulaten kunnen ook op zakelijk gebied een enorme hulp zijn. Ze hebben veel kennis van de lokale economie en onderhouden contacten met allerlei mogelijke handelspartners en handelsorganisaties. Vaak zet de ambassade bijeenkomsten op touw waar Nederlandse ondernemers contact kunnen leggen met plaatselijke bedrijven. De ambassade heeft ook oog voor politieke ontwikkelingen die van belang zijn – of gaan worden – voor de internationale handel.

Events

Elke ambassade heeft wel een evenementenkalender op haar website staan. Raadpleeg die – of vraag je expat dat namens jou te doen – voor activiteiten waar jouw bedrijf baat bij kan hebben. Over het algemeen kun je je hiervoor als vertegenwoordiger van een Nederlands bedrijf gewoon aanmelden.

Het is trouwens sowieso goed om de website van de Nederlandse ambassade in de gaten te houden. Vaak vind je er nieuws dat voor jouw bedrijf van belang kan zijn. Vraag niet alleen je expat om dit nieuws te volgen; houd het ook zelf een beetje in de gaten. Jij als ondernemer neemt tenslotte de belangrijkste beslissingen.

Business Support

Is er geen ambassade of consulaat? Zoek dan eens uit of er in de regio waar je zaken doet een NBSO zit. Zo’n Netherlands Business Support Office ondersteunt Nederlandse bedrijven bij hun internationale ambities.

Een NBSO helpt je bij het vinden van

  • zakenpartners;

  • marktinformatie op maat;

  • informatie over wet- en regelgeving in jouw markt.

Het NBSO-netwerk bestaat uit negentien kantoren in negen landen. Ze zijn gevestigd in regio’s die kansen bieden voor Nederlandse bedrijven, maar waar geen ambassade of consulaat aanwezig is.

Gezelligheid

Tot slot: onderschat niet het belang van Nederlandse verenigingen in het buitenland. Je expat zal er, zeker als hij zich voor langere tijd over de grens vestigt, met plezier iets van thuis terugvinden. De verenigingen zijn belangrijk om landgenoten te ontmoeten en samen nationale feesten te vieren – bijvoorbeeld Sinterklaas. Maar je expat kan er ook tips krijgen die het leven in het buitenland iets gemakkelijker maken. En ook voor gezelligheidsverenigingen geldt: het is een netwerk. Een nieuw en nuttig zakelijk contact is dus nooit uitgesloten.