Goed zorgen voor je personeel én talent ontwikkelen? Dat doe je met een effectieve HR-cyclus. Die start al op het moment dat je op zoek gaat naar personeel en is rond als iemand uit dienst treedt. In dit artikel lees je uit welke fasen de HR-cyclus bestaat, welke gesprekken erbij horen en hoe je in 7 stappen zelf een cyclus opzet die past bij deze tijd.
Wat is een HR-cyclus?
De HR-cyclus is de vaste route die elke medewerker bij jouw bedrijf aflegt: van binnenkomen (instroom), via groeien en ontwikkelen (doorstroom), tot vertrekken (uitstroom). Alle processen en gesprekken die daarbij horen vormen samen de cyclus, ook wel bekend als de HRM-cyclus of gesprekscyclus.
Waarom is een HR-cyclus belangrijk?
Een effectieve HR-cyclus levert meer betrokkenheid van je werknemers op én betere prestaties. Daarnaast zorg je meteen voor juridische compliance: met een goed ingerichte HR-cyclus voldoe je makkelijker aan wettelijke eisen rond arbeidsrecht, prestatiebeheer en re-integratie.
De 3 fasen van de HR-cyclus
Een HR-cyclus bestaat uit drie fasen: instroom, doorstroom en uitstroom. Er bestaan meerdere modellen en de exacte invulling verschilt per organisatie, maar deze basis zie je overal terug:
Fase 1: Instroom
Instroom omvat alles wat te maken heeft met de indiensttreding van nieuwe medewerkers, of het terugkeren naar werk van bestaande. Denk bijvoorbeeld aan:
Opstellen van functieprofielen
Sollicitatieprocedure
Onderhandeling en arbeidsvoorwaarden
Indiensttreding
Onboarding
Re-integratie na langdurige ziekte
Fase 2: Doorstroom
Instroomfase afgerond? Dan volgt de doorstroom. In deze fase werk je samen met je werknemer aan ontwikkeling en prestaties. Daar horen deze elementen bij:
Regelmatig beoordelen van prestaties
Salarisbeleid en beloningsstructuren
Opleiding en talentontwikkeling
Ziekteverzuim en dossieropbouw
Fase 3: Uitstroom
Ook alles rondom uitdiensttreding is van belang in de HR-cyclus. Denk hierbij aan:
Exitstrategie (en exitgesprekken)
Offboarding (procedure uitdiensttreding)
Ontslagbegeleiding (Outplacement)
Pensioen
HR-gesprekscyclus
Als rode draad door alle drie de fasen van de HR-cyclus lopen gesprekken met je werknemers. Deze gesprekscyclus is zo bepalend dat veel mensen die gebruiken als synoniem voor de gehele HR-cyclus. Traditioneel bestaat de cyclus uit vaste gesprekken:
Het planningsgesprek
Aan het begin van het jaar voer je het planningsgesprek. Je spreekt samen met je medewerker af wat er het komende jaar moet gebeuren en wat daarvoor nodig is.
Het functioneringsgesprek
Halverwege het jaar voer je het functioneringsgesprek. Hierbij wordt besproken hoe alles verloopt, wat beter kan, wat daarvoor nodig is en of er ondersteuning noodzakelijk is.
Het beoordelingsgesprek
Aan het einde van het jaar vindt het beoordelingsgesprek plaats. Een terugblik waarin je de prestaties van je werknemer beoordeelt, vaak gekoppeld aan salaris of promotie.
Het loopbaangesprek
Een loopbaangesprek voer je om de drie tot vijf jaar. Kern van dit gesprek: hoe ziet je medewerker de eigen loopbaanontwikkeling binnen je organisatie? Een Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP) helpt hierbij.
Van jaarlijkse gesprekken naar continue dialoog
Het kan ook anders: steeds meer bedrijven laten de vaste jaarcyclus los en kiezen voor een moderne gesprekscyclus. Wat houdt dat in?
Korte check-ins in plaats van grote gesprekken
Geen twee of drie grote gesprekken per jaar, maar korte, regelmatige check-ins. Bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal. Zo stuur je bij op het moment dat het nodig is.
Ontwikkelen in plaats van beoordelen
Het beoordelingsgesprek maakt steeds vaker plaats voor het ontwikkelgesprek. Daarin staat niet het oordeel van de leidinggevende centraal, maar de groei van de medewerker.
Wat werkt voor het mkb?
De klassieke gesprekscyclus overboord gooien hoeft niet. Een vaste structuur werkt vaak prima. Overweeg de gouden middenweg: houd de vaste gesprekken als ankerpunten en vul ze aan met korte tussentijdse check-ins.
Stappenplan: in 7 stappen een HR-cyclus opzetten
Nu je bekend bent met de verschillende fasen, kun je zelf aan de slag met het opzetten van de HR-cyclus. We helpen je op weg met een stappenplan:
Stap 1: Strategische planning
Eigenlijk start een effectieve HR-cyclus al vóór de instroomfase. Namelijk met het opzetten van de strategische planning. Deze planning start met het identificeren van strategische doelen en prioriteiten van je organisatie. Vervolgens ga je kijken hoe HR kan bijdragen aan het behalen van je doelen.
Stap 2: Werving en selectie
Als de strategische planning helder is, kun je verder met werving en selectie (instroom). Je stelt functiebeschrijvingen op, zet vacatures uit en voert sollicitatiegesprekken. Vervolgens selecteer je geschikte kandidaten die passen bij de behoefte van je organisatie en de gestelde doelen.
Stap 3: Prestatiemanagement
Eenmaal in dienst bevinden werknemers zich in de doorstroomfase. Prestatiemanagement is hier een belangrijk onderdeel van. Stel duidelijke prestatiedoelen vast, voer regelmatig gesprekken, geef constructieve feedback en bied ontwikkelingsmogelijkheden om prestaties verder te verbeteren.
Stap 4: Beloning en compensatie
Ook belangrijk in de doorstroomfase is het onderdeel beloning en compensatie. Ontwikkel beloningsstructuren en bekijk regelmatig of het tijd is voor salarisverhogingen of andere vormen van compensatie. Dit draagt bij aan de motivatie van je werknemers.
Stap 5: Bied ruimte aan ontwikkeling talent
Talent moet je benutten. Probeer potentieel talent daarom te identificeren. Bied trainingen en ontwikkelingsprogramma’s aan om bepaalde vaardigheden en capaciteiten van je werknemers te ontwikkelen.
Stap 6: Betrokkenheid en welzijn werknemers
Betrokken werknemers zijn vaak gemotiveerder. Probeer daarom een positieve werkomgeving te creëren, neem eventuele zorgen of problemen op de werkvloer serieus en ondersteun het welzijn van je medewerkers.
Het aanstellen van een vertrouwenspersoon kan hierbij zeker helpen. Goed om te weten: er ligt een wetsvoorstel dat organisaties met 10 of meer werknemers verplicht om een vertrouwenspersoon aan te stellen, intern of extern. De Tweede Kamer heeft het voorstel al aangenomen, de ingangsdatum is nog niet definitief. Heb je 10 of meer mensen in dienst? Bereid je daar dan alvast op voor.
Stap 7: Exit en offboarding
De laatste stap bevindt zich in de uitstroomfase. Zorg voor een effectieve, zorgvuldige afhandeling wanneer een werknemer uit dienst treedt. Besteed aandacht aan het exitgesprek, het beëindigen van de arbeidsovereenkomst en het overdragen van taken en verantwoordelijkheden.
Voordelen van een HR-cyclus
Zet je de HR-cyclus effectief in? Dan pluk je op verschillende manieren de vruchten:
Meer structuur in je HR-processen
Verbeterde prestaties werknemers
Gemotiveerde en betrokken werknemers
Benutten en ontwikkeling van talent
Betere communicatie tussen leidinggevenden en medewerkers
Nadelen van een HR-cyclus
Niets is zwart/wit, ook niet als het gaat om het inzetten van een HR-cyclus. Er kunnen dus ook nadelen zijn. De voordelen wegen hier in de meeste gevallen wel tegenop, zeker wanneer je de HRM-cyclus effectief inzet en je je medewerkers actief meeneemt in alle processen. Dan is het natuurlijk wel handig om je bewust te zijn van mogelijke nadelen en valkuilen:
Gebrek aan flexibiliteit
Wanneer je de cyclus te strak vormgeeft, kan het beperkend werken in situaties waarin je flexibiliteit zoekt en snel wilt schakelen.
Weerstand en demotivatie
Niet alle werknemers zitten te wachten op regelmatig terugkerende prestatiegesprekken. Zeker niet als ze het gevoel hebben dat het proces oneerlijk is. Dit kan een averechts effect hebben en leiden tot demotivatie en verminderde betrokkenheid.
Subjectieve beoordelingen
Probeer prestatiebeoordelingen zo veel mogelijk objectief te houden aan de hand van meetbare doelen. Als beoordelingen te veel afhangen van jouw perceptie en interpretatie als beoordelaar, kan er ruimte ontstaan voor vooroordelen, inconsistenties en onvrede.
Administratieve last van een HR-cyclus
Werken met een HR-cyclus brengt hoe dan ook extra administratieve taken met zich mee. Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van formulieren, verzamelen van gegevens en het bijhouden van documentatie. Al met al best een tijdrovende klus die de werklast van je HR-medewerkers verhoogt.
