Wat is een verzuimprotocol en hoe stel ik die op?

Protocol voor verzuim

17 april 2020

In een verzuimprotocol leg je vast wat de verantwoordelijkheden van jou en je werknemers zijn bij ziekte of arbeidsongeschiktheid. Hoe stel je hem op?

Is één van je werknemers ziek, dan zijn er veel stappen die jij en je werknemer moeten nemen. Zorg dat je deze helder beschrijft in je verzuimprotocol, zodat je weet wat beide partijen moet doen als het zo ver is. En deel daarna het protocol met je werknemers. Het verzuimprotocol is vooral voor hen een leidraad.

Wet Verbetering Poortwachter

Veel van de afspraken die je in een verzuimprotocol vastlegt, baseer je op de Wet Verbetering Poortwachter. De wet verplicht je om je in te spannen – samen met je werknemer en arbodienst – om je werknemer zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen. Neem deze verplichtingen daarom sowieso op in je protocol.

Onderdelen Verzuimprotocol

In je verzuimprotocol kun je specifieke afspraken opnemen over de hieronder genoemde onderdelen. Beschrijf per onderdeel welke afspraken jij en je werknemers na moeten leven. Gebruik hierbij ook richtlijnen van je arbodienst. Let op, dit is een leidraad, je kunt hier natuurlijk van afwijken.

1. Ziekmelding

Beschrijf op welke manier de werknemer zich ziek moet melden: bij wie, hoe en voor welk moment (binnen hoeveel dagen en voor welk tijdstip). Neem de regel op dat je werknemer moet aangeven hoelang hij verwacht ziek te zijn en moet aangeven op welke manier jij als werkgever kan helpen. Beschrijf in dit onderdeel ook jouw eigen taken. Bijvoorbeeld dat je ziektegevallen binnen een week na de eerste ziektedag zal melden bij je arbodienst of bedrijfsarts.

2. Bereikbaarheid

Geef aan tussen welke tijdstippen je werknemer dagelijks bereikbaar moet zijn voor contact met jou of met de arbodienst of bedrijfsarts. Neem ook in het protocol op dat je zieke werknemer minimaal 24 uur van tevoren een verandering van verblijfadres moet aangeven.

3. Contact met arbodienst/bedrijfsarts

Na hoeveel dagen kan de werknemer een telefoontje van de arbodienst of bedrijfsarts verwachten? En wat voor een soort vragen zal de bedrijfsarts stellen? Licht dit toe.

4. Contact tussen werkgever en werknemer

Beschrijf hoe vaak en op welke manier (telefonisch, schriftelijk, mondeling) het contact tussen jou en je werknemer plaatsvindt. En wat zijn onderwerpen die in dit contact aan de orde komen? Denk bijvoorbeeld aan werkhervatting en hulp bij herstel. Volgens de Wet Verbetering Poortwachter moet je iedere zes weken de voortgang met je werknemer bespreken.

5. Medisch onderzoek

Wanneer zal een medisch onderzoek plaatsvinden en wie voert dit uit? Wat kan de werknemer hierbij verwachten en wat zijn de plichten van de werknemer hierin? Licht dit toe. Je kunt hiervoor de informatie van je arbodienst gebruiken.

6. Probleemanalyse en advies

Wanneer zal de bedrijfsarts een probleemanalyse opstellen (verplicht binnen zes weken) en wat komt in deze probleemanalyse aan bod? Geef aan dat de bedrijfsarts zowel de problemen als de mogelijkheden in relatie tot werk zal beschrijven en dat hij op basis daarvan een advies zal geven aan de werkgever en werknemer.

7. Plan van aanpak

Licht toe op welke manier en wanneer (verplicht binnen twee weken na de probleemanalyse) je het plan van aanpak opstelt. Beschrijf welke onderdelen het plan van aanpak bevat. Denk bijvoorbeeld aan het doel en de manier waarop jullie dat gaan bereiken.

8. Ziekmelding UWV

Je bent wettelijk verplicht in de 42e week na de eerste ziektedag van je werknemer, melding te doen bij UWV. Neem dit ook op in het verzuimprotocol.

9. Eerstejaarsevaluatie

Neem ook een eerstejaarsevaluatie op in je verzuimprotocol, voor als je werknemer langer dan een jaar ziek is. Je bent verplicht te evalueren tussen de 46e en 52e week van de ziekte van je werknemer. Wat bespreek je tijdens deze evaluatie en wat leg je hierbij vast? Denk bijvoorbeeld aan het vaststellen van een re-integratieresultaat in het tweede jaar van ziekte.

10. Re-integratiedossier en WIA-aanvraag

Volgens de Wet Verbetering Poortwachter ben je verplicht om bij (dreigend) langdurig verzuim alles wat je doet voor een succesvolle terugkeer van je werknemer, vast te leggen in een re-integratiedossier. Beschrijf wat er allemaal in dit dossier zit. 

Denk aan het verloop van de ziekte, de stappen die jij en je werknemer hebben ondernomen om terugkeer naar werk mogelijk te maken, gespreksverslagen en bijstellingen van het plan van aanpak. Beschrijf ook op welke moment je een WIA-aanvraag doet, als duidelijk is dat terugkeer naar eigen werk niet binnen twee jaar mogelijk is. Beschrijf dat de werknemer in de 87e week van zijn ziekte een WIA-formulier van UWV krijgt.

11. Medewerking aan activiteiten, gericht op werkhervatting

Op welke manier zijn jij en je werknemer verantwoordelijk voor het herstel en terugkeer naar het werk? Hoe stel jij je op als werkgever en hoe dient je werknemer zich op te stellen? Leg dit uit.

12. Genezing niet belemmeren

Op welke manier mag de werknemer zijn eigen genezing niet belemmeren (bijvoorbeeld geen andere arbeid verrichten, afspraken met de bedrijfsarts naleven)?

13. Herstel

Licht toe welke stappen de werknemer moet nemen als hij zijn werk niet kan hervatten op de datum die de bedrijfsarts heeft geadviseerd en wat hij moet doen als hij weer in staat is om te werken of in staat is om gedeeltelijk te werken.

14. Vakantie

Wat moet de werknemer doen als hij op vakantie wil tijdens zijn arbeidsongeschiktheid? Heeft hij behalve jouw toestemming, nog een advies nodig van de bedrijfsarts? Neem dit op in je protocol. En hoe zit het met vakantiedagen tijdens ziekte?

15. Ziekmelding vanuit het buitenland

Vertel welke stappen je werknemer moet nemen als hij ziek wordt in het buitenland. Na ziekmelding is in veel gevallen is een telefonisch consult met de bedrijfsarts in Nederland voldoende, maar mogelijk moet er ook een lokale arts bij betrokken worden. Vraag je arbodienst hoe dit precies verloopt.

16. Vragen over het re-integratietraject

Licht toe waar de werknemer terecht kan met vragen. Bijvoorbeeld over ziekmelding, betermelding en re-integratie-inspanningen.

17. Sancties

Wat gebeurt er als de werknemer zich niet aan afspraken uit het protocol houdt of niet voldoende meewerkt aan zijn herstel? Dat hoort bij deze paragraaf.

18. Privacy

Neem op wie gegevens mag zien, hoe lang ze worden bewaard en hoe voorkomen wordt dat onbevoegde personen toegang krijgen tot deze informatie. Houd je daarbij aan de geldende wetgeving. Lees meer over de privacywet AVG. 

19. Klachten

Wat gebeurt er als jij of je werknemer ontevreden is over de dienstverlening van de arbodienst of bedrijfsarts? En hoe vindt de klachtenafhandeling plaats? Dat hoort onder dit kopje thuis.

Model verzuimprotocol

Ga je een verzuimprotocol maken? Gebruik dan een voorbeelddocument. Er zijn online een aantal voorbeelden, modellen of sjablonen beschikbaar voor het maken van een verzuimprotocol. Vraag er bijvoorbeeld naar bij je arbodienstverlener, je verzuimverzekeraar of je financieel adviseur. Download hier een model verzuimprotocol en maak er je eigen versie van. Zorg dat het protocol aansluit bij de werkwijze van je bedrijf.