Zo bespaar je op de huurkosten van kantoorruimte...

Column Joost Lansink | 4 tips voor ondernemers

11 augustus 2016

Na de personeelskosten vormen de huisvestingskosten waarschijnlijk de grootste kostenpost binnen jouw bedrijf. Dat 'probleem' is op zichzelf niet te vermijden, tenzij je vanuit huis zou werken. Voor grote ondernemingen is dit vaak niet haalbaar en voor kleine ondernemingen is het bewezen dat het financieel geen voordeel oplevert om thuis te werken.

Welke indruk laat jouw kantoor achter op (potentiële) klanten

Bij SKEPP, waar ik werkzaam ben, helpen we dagelijks bedrijven in de zoektocht naar kantoorruimte. Natuurlijk wil iedereen de beste kantoorruimte tegen de laagste huurprijs. Middels vier tips informeer ik jullie over hoe je de huurkosten laag houdt.

Tip 1: Huur in een satellietstad of op een slimme locatie buiten het centrum van de stad!

Het kiezen van de kantoorlocatie is van grote invloed op je huisvestingskosten. Veel bedrijven willen kantoorruimte huren in het centrum van de stad, maar hebben hiervoor geen budget. Huren in een satellietstad als Amstelveen of Capelle aan den IJssel kan dan als alternatief dienen voor Amsterdam of Rotterdam. Moet je om welke reden dan ook toch kantoorruimte willen in één van de grote steden, kies dan voor een slimme locatie net buiten de ring of tenminste buiten het centrum.

Tip 2: Huur alleen de ruimte die je écht nodig hebt!

Bedrijven die 100 m2 zoeken voor vier personen zijn alles behalve een uitzondering. Dit is echter zonde van het geld als 20 m2 voldoende is. Kleine ondernemer of zzp’er? Dan is de coworking space ideaal voor jou. Dit betreft een flexwerkplek in de open kantoorruimte. Omdat je met meerdere ondernemers een ruimte deelt, zijn de kosten een stuk lager ten opzichte van een eigen kantoorruimte.

Tip 3: Voorkom onnodige flexibiliteit in je huurcontract!

Huur je tenminste één jaar of meerjarig? Probeer dan een betere huurprijs af te dwingen bij de verhuurder. Hoewel de verhuurder vaak niet bereid is om de huurprijs te laten zakken, is de verhuurder wel genegen om een huurvrije periode te geven. Flexibiliteit is voor jou als huurder erg prettig. Bedenk daarbij wel dat flexibiliteit voor de verhuurder onzekerheid betekent. En onzekerheid kost geld.

Tip 4: Check welke kosten zijn inbegrepen en welke kosten niet!

Goedkoop is duurkoop, we kennen het allemaal. Een open deur.. toch? Helaas trappen we er nog steeds in. Daarom is het verstandig om te checken welke kosten inbegrepen zijn en welke niet. Vergelijk appels met appels en laat je niet afleiden door zogenaamde lage huurprijzen die vaak alleen de kale huur omvatten. Steeds vaker huur je all-in. Dit is inclusief gas, water en licht; internet en telefonie; parkeer- en vergaderkosten maar ook koffie en lunch. Hierdoor betaal je uiteraard een hogere ‘huurprijs’. Echter kunnen de total costs of ownership over de totale looptijd flink lager uitpakken.

Extra tip: Houd de verhuurder te vriend!

De belangrijkste tip in het onderhandelingsproces met de verhuurder volgt hier wellicht: houd altijd een goede relatie met de verhuurder, immers moet je na het tekenen van het huurcontract ook met elkaar door één deur kunnen. Eigenlijk begint het dan pas.

Auteur

Joost Lansink