Tijdbesparing? Geen tijd voor!

Column | Videocommunicatie wordt belemmerd door werkgever

28 augustus 2012

Er is onlangs een studie gedaan naar het gebruik van videocommunicatie. Wat blijkt? Het gebruik ervan wordt tegengehouden door het management omdat er geen tijd is. Schokkend, want het kan je juist enorm veel tijd besparen.

Whitepaper 'Benut je online kansen: communicatie'

De studie: 5 - 20% kostenbeparing, dat hakt erin

De studie, uitgevoerd door Cisco, is verricht onder 6000 mensen uit het bedrijfsleven uit 12 landen, waaronder Nederland. Eén van de belangrijkste bevindingen is dat de perceptie van videocommunicatie en de mate van gebruik ervan direct samenhangt met de ervaring. Dat klinkt logisch maar is het niet. Verder bespaart 90% van de gebruikers gemiddeld 2 uur per week met videocommunicatie, en 30% zelfs een hele dag. Dat zijn nog eens bezuinigingen die erin hakken.

Ik noem het bewust ‘videocommunicatie’ omdat het woord ‘conferencing’ de indruk geeft dat het slechts geschikt is voor vergaderingen. Zeer onjuist: het is juist ook zeer geschikt om even iemand snel te bellen.

Kip-en-ei probleem

Het management heeft meestal teveel focus op de dagelijkse problemen en geeft de mensen niet de tijd om rustig kennis te maken met de enorme voordelen van videocommunicatie. Tja zo gaan we niet vooruit.

Ik maak het regelmatig mee dat een manager graag ‘even’ videoconferencing wil uitproberen en dan snel opgeeft omdat het lastiger is dan telefoneren. Ja logisch: je dient het programma wel even te leren kennen; pas dan gaat het als een speer. Dus geef de mensen wat vrijheid om ermee te ‘spelen’.

Communicatie gaat over zintuigen

Lezen: meestal wordt ‘in geschrift’ gecommuniceerd, maar de interpretatie daarvan kan 180 graden variëren. 

Horen: bellen is al beter, want dan kun je gelijk checken of je een boodschap goed begrepen hebt.

Zien en horen: non-verbale communicatie is 80% van de complete boodschap en 5 keer sterker dan verbale communicatie. Het behoeft dus geen verdere toelichting wat de beste vorm van communicatie is.

Traditioneel beeld van video conferencing is achterhaald

Het beeld dat de meeste mensen hebben is een vergaderzaal met een kostbare en complexe installatie. De grootste groei zit echter in de “mid end” systemen die meer gericht zijn op gebruik van achter de computer. Het is veelal cloud computing software, met voordelen als lage kosten, geen benodigde investeringen, gratis VOIP bellen, eenvoudige bediening en probleemloze koppeling met diverse Operating Systemen, mobiele gebruikers en externe mensen. En die ‘videocommunicatie’ is ook te integreren met een vergaderzaal op een gewone PC.

LinkedIn reacties

Ik heb de Cisco conclusie voorgelegd aan de Dutch Business Club van LinkedIn en gevraagd naar hun reactie. Een enkeling erkent de beweging en enorme groei in videocommunicatie software en vooral de lage drempel, het gebruiksgemak en de nihile kosten. Enkele gebruiken Skype; dat is mooi om mee te beginnen maar mag niet gezien worden als goede en/of uitgebreide video communicatie-tool voor bedrijven. Voor de rest waren en nauwelijks managers die wilden reageren.

Bron: Cisco

Auteur

Anton Gerrits