'Een bedrijfspresentatie voor het personeel. Dat bleek motiverend'

Multinational in fruit zet eerste stappen op personeelsgebied

11 juli 2014

Voor potentiële klanten is het zo vanzelfsprekend. Maar ook voor het eigen personeel zou een bedrijfspresentatie best eens op de agenda mogen staan. Zoals de Olympic Food Group, een multinational met 250 medewerkers, onlangs deed. 'De jongens realiseerden zich voor het eerst dat ze een belangrijke schakel vormen binnen de organisatie.'

 Naam:  Davien van Oosterhout (47)

Functie: HRM-manager

Bedrijfsnaam: Olympic Food Group

Opgericht: 2008

Bedrijfsvorm: BV

Aantal werknemers: 250

Werkt: 40 uur per week

Tien jaar geleden begon Olympic Fruit als een kleine importeur van Grieks fruit. Met drie medewerkers op 80 vierkante meter. Terwijl de organisatie inmiddels 250 werknemers en 12 BV's telt, gebeurde er op personeelsgebied het hoogstnoodzakelijke. 'Er waren arbeidsovereenkomsten en de salarissen werden op tijd uitbetaald.'

De twaalf dochterbedrijven doen zaken over de hele wereld en hebben vaste klanten als Tesco, Edeka, Carrefour, Delhaize, C1000, Super de Boer, Plus en Jumbo. Daarbij gaat het vooral om druiven, citrusvruchten, steenfruit en hardfruit. De Olympic Food Group beschikt over een eigen logistiek bedrijf. En werkt met eigen grote koelcellen die qua temperatuur op de verschillende producten zijn afgestemd.

Medewerker teveel

Pas vorig jaar besloot de directie iets aan personeelsbeleid te doen. HRM-manager Davien van Oosterhout werd aangetrokken om deze 'leuke' klus te klaren. 'De organisatie kende geen HR-cyclus. Ook was er geen personeelsinformatiesysteem. De gegevens van de werknemers werden allemaal in Excel bijgehouden. Doodeng. Je kunt nogal makkelijk een medewerker kwijtraken of er ineens een teveel hebben.'

'Toen brancheorganisatie Frugi Venta ons uitnodigde voor deelname aan het Excelleren-project, waren wij waarschijnlijk de eerste op de lijst. Het was prettig om met gelijkgestemden in de AGF-branche over HRM-onderwerpen te spreken. En hulp te krijgen bij het neerzetten van een leercultuur.'

Twee missies

Er werd besloten om met het dochterbedrijf Olympic Food Logistic te beginnen, ofwel de logistieke medewerkers in de loods. 'Bij ons werken zij afwisselend als 'heftrucker' of 'orderpicker'. Binnen dit dochterbedrijf ging het om twee belangrijke missies: ervoor zorgen dat de strategie beter blijft hangen en het invoeren van een hr-cyclus.'

Als eerste belangrijke stap kregen de logistieke medewerkers een bedrijfspresentatie. 'Dat was nog nooit eerder gebeurd. Er kwamen vragen voorbij als: waar staan we voor, waar willen we naartoe en wat betekent dit voor de individuele medewerkers bij Logistiek? Nou bijvoorbeeld dat je de juiste producten, op tijd en netjes aflevert. Goed communiceert en zelfstandig werkt.'

Van Oosterhout: 'Het mooie was dat de jongens zich gingen realiseren dat ze een schakel vormen binnen de organisatie. Na afloop werd ook nadrukkelijk om tips van medewerkers gevraagd. Waardevol was bijvoorbeeld de suggestie om overwerk niet altijd in geld uit te betalen, maar -als het kan- ook in tijd.'

Op tijd komen

Daarnaast werd gewerkt aan de eerste contouren van een HR-cyclus. 'Voor de logistieke medewerkers van de Olympic Food Group zijn inmiddels functieprofielen opgesteld. Evenals beoordelingscriteria met heel concrete aspecten zoals: op tijd komen, je heftruck schoonhouden, zelfstandig je werk kunnen doen, collegialiteit. Wat opvallend was: de jongens waren hier blij mee. Voor hen werd eindelijk duidelijk waarop ze beoordeeld zouden worden. Ook het feit dat ze aandacht kregen, werkte motiverend. Zo simpel was het echt.'

Als eerstvolgende actiepunt noemt Van Oosterhout het in kaart brengen van de competenties van de afdeling. 'Ontbrekende kwaliteiten willen we met gepaste opleidingen beter op niveau brengen. Medewerkers kunnen nog wel iets zelfstandiger werken. Er wordt nog te veel op de leidinggevende geleund.'

Binden en boeien

In de nabije toekomst zullen binnen Logistiek tussentijdse gesprekken gaan plaats vinden. 'Om medewerkers een spiegel voor te houden. Of ze nog tevreden zijn, of ze vaardigheden missen, maar ook: of ze oud willen worden in deze functie. Hoe kunnen we hen binden en boeien? Ambieert iemand een functie op een andere afdeling?'

We hebben een mooi voorbeeld van een medewerker die na een carrière in de loods op transportplanning ging werken. Hij bleek ervoor geknipt. Voor het bedrijf is het fijn als je kennis kunt behouden.

Resultaatafspraken

Uiteindelijk zullen -na de logistieke afdeling- ook andere dochterbedrijven van de Olympic Food Group een HRM-beleid krijgen. 'Er is nog veel winst te behalen op de commerciële afdelingen. Daar wordt nog niet gewerkt met resultaatafspraken. Vooral jongere medewerkers vinden het fijn als ze weten waaraan ze moeten werken. Oudere mensen zijn hier nog wat huiverig voor.'

Auteur

redactie - Ellis Emeis