Heb je al een virtuele assistent?

Column I Een mens van vlees en bloed

01 oktober 2012

De virtuele assistent alias de secretaresse op afstand. Hoewel de term 'virtuele assistent' al jaren bestaat, roept hij nog altijd vragen op.

Wat is een virtuele assistent?

Vaak begint hier al de verwarring, omdat dezelfde term ook gebruikt wordt op websites om een chatbox of vragenbox aan te duiden. In dat geval is de virtuele assistent vaak een geautomatiseerd systeem. De virtuele assistent waar ik op doel is een mens van vlees en bloed die vanuit haar thuiskantoor allerlei ondersteunende taken voor een ondernemer uitvoert. Secretarieel, maar ook het bijhouden van de website, het beantwoorden van e-mails en social media-activiteiten.

Wanneer ontstaat de behoefte?

De behoefte aan ondersteuning ontstaat vaak als een startend bedrijf begint te groeien. Tegelijkertijd is er niet altijd voldoende werk voor een vaste kracht of is er geen kantoorruimte. Verder is er veel regelwerk: een arbeidsovereenkomst, salarisadministratie, extra verzekeringen, etc. In dergelijke gevallen biedt een virtuele assistent uitkomst. Die is op flexibele basis en al vanaf weinig uren inzetbaar.

Tips bij het delegeren

Bij het uitbesteden van werkzaamheden is het aan te raden bepaalde reguliere taken in zijn geheel bij een virtuele assistent neer te leggen. Denk aan administratieve taken zoals facturatie, het bijhouden van uren en onkosten en e-mail afhandeling. Het kost eenmalig wel wat inwerktijd, maar daarna kan de virtuele assistent geheel zelfstandig aan de slag zonder jouw bemoeienissen. En dat maakt dat jij echt aan tijd gaat winnen. Goede en duidelijke afspraken zijn key.

Waar vind je een virtuele assistent?

Virtuele assistenten zijn er in verschillende vormen en maten. Je kunt ervoor kiezen rechtstreeks zaken te doen met een zzp’er. Voordeel is dat tarieven vaak heel schappelijk zijn en dat je meestal met professionals te maken hebt. Vraag wel naar referenties en bel die ook op. Informeer verder naar tools die ze gebruikt en hoe ze de continuïteit van haar dienstverlening waarborgt bij ziekte of verlof.

Wat als een nadeel van een zzp’er kan worden ervaren, is dat je er zelf naar op zoek moet gaan en dat je vaak afhankelijk bent van één persoon. Het alternatief is het inschakelen van een bureau dat voor je op zoek gaat naar VA’s.  Voordeel is dat er altijd vervanging is indien nodig en je makkelijk kan veranderen, mocht de samenwerking tegenvallen Ook de werving en selectie wordt verzorgd, heb je niets te maken met arbeidsovereenkomsten, var-verklaringen en wat al dies meer zij.

Het is dus een kwestie van je eigen wensen en behoeftes uiteenzetten. Welke ‘smaak’ het ook wordt, de ervaring leert: eenmaal de wereld van de VA ontdekt en je wil niet meer anders.

Auteur

Marianne Sturman