Digitaliseren is net als Alpe d'Huzes: opgeven is geen optie

Column John de Waard | Papieren en digitale administratie

19 januari 2018

Wie vandaag de dag zijn administratie nog volledig op papier heeft staan, heeft een serieus probleem. Hoe kun je nu ál die papieren vergelijken met de actuele status van die informatie, als veel ervan je bereikt via e-mail of je website? Dat is het dilemma van veel (kleinere) organisaties.

Eerste Hulp bij Online Boekhouden

Hybride toestand

Die hybride toestand, dus digitaal én papier naast elkaar, maakt het voor een ondernemer uiterst ingewikkeld om nog overzicht te houden. Alles volledig digitaal zal nog wel even een utopie blijven, maar alles op papier houden is ook geen optie. Ook al is de wet- en regelgeving niet altijd even duidelijk en soms zelfs tegenstrijdig. Kijk maar eens naar regels over het bewaren van financiële of medische bestanden versus de privacywetgeving.

Niets doen is geen optie

Het is echter net als bij Alpe d’Huzes: opgeven is geen optie. Niets doen ook niet. Ook als niet alles volledig digitaal is, is er al snel veel winst te boeken door specifieke processen en de informatie daar omheen te digitaliseren. Neem de verwerking van inkomende facturen. Je gebruikt zelf natuurlijk een mooi financieel pakket, maar hoeveel facturen komen nog op papier binnen? Heb je wel eens berekend hoeveel tijd je kwijt bent met het inboeken van zo’n inkomende papieren factuur? Vast niet, want het zal niet bepaald bemoedigend zijn. Nog los van de kans op fouten.

Automatiseren

Tegenwoordig kun je echter met een goede MFP (Multifunctional, scanner/printer/copier), uitgerust met de juiste software, heel snel die papieren factuur scannen en de gegevens erop automatisch laten herkennen. Die komen dan, met de factuur, digitaal keurig netjes in de juiste map bij de juiste medewerker. Alles is direct digitaal beschikbaar en met de juiste koppeling naar het financiële pakket wat in gebruik is, is de factuur meteen ingeboekt. Bovendien wordt een digitaal exemplaar van die factuur opgeslagen in een digitaal archief. Kun je meteen voldoen aan de bewaarplicht voor die documenten. Koppel er vervolgens een verwijderingsdatum aan en de cirkel is rond.

Geen excuses

Het klinkt heel eenvoudig en eigenlijk is het ook zo. De praktijk is echter een stuk weerbarstiger. Ondanks het enorme aanbod aan oplossingen om processen en documenten gedigitaliseerd door het arbeidsproces te laten gaan, zijn veel ondernemingen nog niet zo ver. Het is te moeilijk, te duur, te veel IT, ik heb er geen tijd voor, het is niet veilig, het mag niet van de Belastingdienst, etc. Kortom, veel redenen (excuses?) om het niet te doen.

Er zijn echter minstens zo veel redenen om het wel te doen: de verwerking is sneller, de informatie is bij elkaar, alles/veel is digitaal beschikbaar, het geeft overzicht en inzicht, de medewerker kan altijd bij de informatie en het scheelt fouten en veel tijd. En dus geld. Wie betaalt bij jou de rekeningen…?

Auteur

John de Waard