Ook als mkb'er in de cloud?

Column John de Waard | Ondernemen in de cloud

12 juni 2017

Ik las in de Computable dat driekwart van de organisaties in Nederland vindt dat de opkomst van cloudoplossingen snelle innovaties voor de eigen organisatie mogelijk maakt. Nu denk je bij een fenomeen als ‘de cloud’ al gauw aan allerlei ingewikkelde constructies en onveilige verbindingen en zo.

Whitepaper Customer Relationship Management (CRM)

Eerste hulp bij Digitaliseren

Niet voor niets staat veiligheid bovenaan de prioriteitenlijst van menig CEO (gewoon de directeur bij ons in het mkb). Op de tweede plaats staat echter mobiliteit. Met andere woorden, zodra het veilig is, zijn we blijkbaar met zijn allen van plan ‘de cloud in te gaan’. Omdat we nu eenmaal altijd alles overal willen kunnen. En dan is een cloud-oplossing zo gek nog niet. Maar wij mkb’ers willen nooit zo ver voor de troepen uitlopen. Zeker niet als het gaat om ICT. Dat hoeft ook niet.

Mobiel printen

Er zijn tegenwoordig van die mooie kantoorapparaten die verbinding hebben met internet. Jawel, je kopieerapparaat/scanner/printer kan ‘gewoon’ communiceren met je tablet, smartphone of computer. Dus zodra je daar een documentje op legt om te reproduceren, zou je die ook direct naar een (of andere) computer kunnen sturen. De ontvanger hoeft dan geen papier meer te hebben, hij heeft zijn documentje meteen digitaal. Is ook een stuk eenvoudiger voor het beheer ervan. Even naar de juiste map slepen en hij staat op zijn plaats. Een plaats bovendien waar ook anderen bij kunnen. Lekker handig.

Document in de cloud

Nu gaat de volgende generatie apparaten nog een stapje verder. Die kan dat gescande documentje naar een plek in de cloud sturen (is in feite ok een computer, alleen die staat bij een ander op het erf). Een beveiligde online plek, waar alleen bevoegde mensen bij kunnen en waar de veiligheid en betrouwbaarheid goed is geregeld. Een soort belastingdienst voor documenten op het internet, zeg maar. Als je zo’n apparaat hebt, kun je tegen betaling gebruik maken van die diensten om je documenten ‘in de cloud’ te kunnen zetten. Gegevens over gebruikers en documenten zijn gescheiden opgeslagen over twee datacenters (opslagplaatsen) en zonder de juiste bevoegdheden kom je nooit aan allebei tegelijk. Bovendien worden de gegevens en documenten ook nog eens versleuteld (onleesbaar gemaakt) overgestuurd en pas op de plek van bestemming kun je er wat mee.

MFP als startpunt

Zo’n multi-functional, multi-office product, of all-in-one vormt daarmee als ‘oude bekende’ (want wie heeft niet zo’n apparaat in het mkb?) een mooie opstap naar een nieuwe (nagenoeg) volledig digitale organisatie. Stel je voor dat je vanuit kantoor of een andere locatie op die manier mensen die op de werkvloer zijn (reclamebureau bij een klant, aannemer op de bouwplaats, verzekeringsagent bij de klant etc.) snel en veilig kunt voorzien van belangrijke documenten? Ook mkb’ers kunnen op die manier sneller en eenvoudiger meedoen aan de digitalisering van de maatschappij. Hoef je je niet meer te generen als mensen je meewarig aankijken, omdat je nog met zeven ordners onder je arm door het kantoor loopt of bij de klant aankomt.

Dat is dan toch een mooie reden om dat apparaat op de gang eens in een heel ander perspectief te zien. En dan nu de gang naar ‘de cloud’… Zo duur zijn die dingen toch niet? Even in actie dus.

Als ik het onderzoek mag geloven, is het naar de cloud of naar de kl….

Auteur

John de Waard