Onboarding vanuit huis: hoe regel je dat?

Een nieuwe medewerker inwerken in tijden van thuiswerken

21 april 2020

Ondanks de coronacrisis zijn er nog diverse bedrijven die nieuwe mensen aannemen. Hoe zorg je voor een warm welkom nu iedereen thuiswerkt? Lees deze tips van ervaringsdeskundigen die afgelopen maand vanuit huis zijn ingewerkt.

Structureer je inwerkproces in 12 stappen

Geef je nieuwe medewerkers een warm welkom

Erken dat het vreemd is

Marit de Vries startte op 1 april bij webbureau Van Ons. Het zweet brak haar uit toen ze besefte dat ze vanuit huis moest beginnen. “Ik begon te twijfelen over de timing van mijn keuze om over te stappen naar een nieuwe werkgever.” Voor Marit was het een hele geruststelling dat haar nieuwe baas de nieuwe situatie meteen beaamde. Ze zou haar nieuwe collega’s namelijk – in eerste instantie - alleen online leren kennen. “Dat mijn twijfel werd erkend en dat er alles aan gedaan werd om het mij zo aangenaam mogelijk te maken, gaf me vertrouwen dat het goed zou komen.”

Stuur een welkomstpakketje

Een eerste werkdag blijft spannend. Zeker als je niet op kantoor bent, maar er wel van alles van je verwacht wordt.  Extra belangrijk dus om je nieuwe medewerker het gevoel te geven dat je blij bent dat het team versterkt wordt. Stuur daarom alvast een aardigheidje, een kaartje of een bloemetje bijvoorbeeld. Bij het digitale bureau Freshheads is zo’n welkomstpakket al standaard onderdeel van de onboarding. Volgens teamcoach Dennis van Meel zorgt het zeker nu voor een goede start: “In dat pakket zit onder andere een magazine met een polaroidfoto en persoonlijke boodschap van je team. Op de volgende pagina’s leggen we uit hoe je dag eruit ziet en hoe onze - soms wat bijzondere – cultuur tot uiting komt op de werkvloer. Ook al is het pand nu leeg, zo krijgen de twee nieuwe collega’s die deze maand startten in ieder geval een impressie hoe het er bij ons aan toe gaat.”

Stuur je inwerkprogramma alvast op

Op een eerste werkdag kan inloggen en je mailbox activeren al een opgave zijn - zeker op afstand. Des te prettiger is het voor je nieuwe collega om voor die eerste werkdag al een privémail te ontvangen met de meest essentiële informatie, taken en afspraken. Je kunt een stappenplan opsturen of een digitaal inwerkprogramma. Via een digitale onboardingtool kun je snel laten weten wat er per dag, per week of in de eerste maand (vaak de proeftijd) van de nieuwe medewerker verwacht wordt. Informatie doseren én structureren is essentieel nu je elkaar minder vaak ziet tijdens de inwerkperiode. 

Tip: Deze onboardingtool van Copilot is nu twee weken gratis te gebruiken.

Vertel iets over je bedrijfscultuur

Denk niet dat de bedrijfscultuur pas van belang wordt, zodra je weer samen op kantoor zit. Kernwaarden geven juist nu meer dan ooit houvast aan nieuwe medewerkers. Je kernwaarden en de vertaling daarvan zorgen voor duidelijkheid, structuur en samenhang op de digitale werkvloer. 

De kernwaarden van Marit’s nieuwe werkgever werden in een videocall met de oprichter van het bureau toegelicht. “De drie kernwaarden zijn vertaald naar competenties en worden ook meegenomen in je persoonlijke ontwikkeling.“ Geen overbodige boodschap dus voor ambitieuze nieuwkomers. 

Communication is key

De communicatie etiquette is vaak niet zichtbaar, maar binnen elk bedrijf aanwezig. Wanneer verwacht je een berichtje op Slack? Wanneer is een mailtje passender? Wat zijn de ongeschreven gebruikersregels binnen Teams? Hoe werk je samen in Jira tickets, Miro, Zeplin of Aha!? Onthoud dat je medewerker juist nu niet over de schouders van andere collega’s mee kan kijken. Volgens Marit zijn deze momenten echter prima online in te voeren. “Als een developer vraagt of je het gedeelde scherm wel kunt zien en alles geduldig uitlegt, krijg je de kans om de tools eigen te maken.”

Organiseer kennismakingsgesprekken

Robin van Zessen startte op 16 maart bij zijn nieuwe werkgever, gevestigd in Tilburg. Een week nadat heel Brabant verzocht werd zoveel mogelijk thuis te werken. Met directe collega’s werden online gesprekken ingepland. “Maar er werd vooral benadrukt met wie ik naast die directe collega’s moest kennismaken”, aldus Robin. “Ook al is het online, je leert dan toch de juiste mensen kennen die voor jou relevant zijn.” Bij Marit werden collega’s tijdens de dagstart in Google Hangout voorgesteld. “Collega’s die er die eerste dag niet waren, namen de volgende dag zelf contact met me op voor een online kennismaking.” 

Plan evaluatiegesprekken in

Als werkgever moet je nu zelf in actie komen om een beeld te krijgen van je nieuwe medewerker. Gedurende de proeftijd zijn calls om even bij te praten dan ook essentieel. De nieuwe baas van Marit belde haar al na de eerste dag op. “Of ik alles had kunnen vinden. En of er nog dingen onduidelijk waren.” Die tussentijdse check-ins geven je als werkgever de kans om nog wat extra uitleg te geven. Voor Robin voelt het als een adempauze: “Zo’n gesprek met je leidinggevende geeft zoveel rust. Je kunt in alle openheid met elkaar praten. En je kan aangeven waar je tegenaan loopt.” 

Leer elkaar persoonlijk kennen

Bij Freshheads worden er teamsessies ingepland om samen een lijst op te stellen van 10 dingen die je met elkaar gemeen hebt. Marit nam op vrijdagmiddag deel aan een pubquiz. “Op zulke momenten leer je je collega’s wat beter kennen, omdat de sfeer wat losser is.” Nodig je team dus gerust uit voor een virtuele borrel vanuit huis via je gebruikelijke videokanaal, zoals Zoom of Google Hangouts. Dennis vindt het belangrijk om nieuwe collega’s een vraag te stellen aan het begin van zo’n meeting. Bijvoorbeeld door te vragen wat iemand zou kiezen als hij nog maar één gerecht zou mogen eten. “Zo leer je iemand weer op een hele andere manier kennen.”