Verzuimbegeleiding: wanneer moet ik personeel ziekmelden?

Doe de ziekmelding op tijd en maak gebruik van een verzuimprotocol

Ontwerp zonder titel (92)

Een zieke werknemer kost je gemiddeld € 250 tot € 300 per dag. Moet je vervanging regelen, dan kan dat oplopen tot meer dan € 400 per dag. En vergeet het regelwerk niet: vooral bij langdurig verzuim kost het omgooien van planning, het inwerken van nieuwe krachten en het re-integratietraject je veel tijd. Een goede verzuimbegeleiding is daarin essentieel. Overweeg daarom een verzuimprotocol, dan weet iedereen binnen jouw organisatie hoe het werkt bij een ziekmelding.

Goede verzuimbegeleiding en ziekmelding bij arbodienst of bedrijfsarts

Als een werknemer ziek is, meldt diegene dat eerst bij jou. Vervolgens moet jij ook stappen ondernemen en de ziekmelding doorgeven. Zelfs als je werknemer slechts een dag ziek is.

Binnen zes weken moet je de ziekte van je werknemer melden bij de bedrijfsarts of arbodienst, maar liever doe je dat eerder. Je arbodienst of verzuimverzekeraar eist vaak dat je dit binnen twee dagen doet.

Met een snelle ziekmelding en goede verzuimbegeleiding kan je direct ingrijpen en een goed plan maken. Daarmee voorkom je mogelijk langdurig verzuim en dat is voor beide partijen gunstig. Een zieke werknemer kost veel geld, want over het algemeen heb je de eerste 24 maanden te maken met loondoorbetalingsverplichting. Je kunt je hiervoor wel indekken met een verzuimverzekering, die je kunt afsluiten via een verzekeringsadviseur. Deze partij heeft ook een verzuimscan ontwikkeld waarmee je binnen twee minuten een indicatie hebt of én welk type verzuimverzekering bij je past.

Je bent in ieder geval verplicht in de zesde ziekteweek een arbodienst of bedrijfsarts in te schakelen. Als er sprake is van langdurig verzuim, maakt de bedrijfs- of Arboarts een probleemanalyse. 

Wanneer werknemer ziekmelden bij UWV?

Behalve bij de arbodienst of bedrijfsarts, moet je ook een ziekmelding doen bij het UWV. Dit doe je binnen 6 weken nadat je werknemer ziek is geworden.

Als het dienstverband van je werknemer stopt tijdens zijn ziekte, dan maakt je werknemer aanspraak op een Ziektewetuitkering vanaf het moment dat hij uit dienst treedt. Doe de ziekmelding in deze situatie precies op de laatste werkdag van je werknemer. De werknemer ontvangt de Ziektewetuitkering dan zélf van het UWV als hij daar op tijd aanklopt.  

Verzuimbegeleiding en uitzendkrachten

Maak je gebruik van uitzendkrachten? Dan ligt de verzuimbegeleiding en taak van ziekmelding niet bij jou, maar bij het uitzendbureau. Je kunt dit wel vriendelijk aangeven bij het uitzendbureau en eventueel een vervanger vragen. Wat gebeurt er verder? Er zijn twee mogelijkheden: 

  • Heb je een uitzendkracht met een contract met uitzendbeding? Dan eindigt de uitzendovereenkomst zodra de werknemer zich bij het uitzendbureau ziekmeldt. Het uitzendbureau is vervolgens degene die deze uitzendkracht moet ziekmelden bij het UWV om een Ziektewetuitkering aan te vragen. 

  • Heb je een uitzendkracht met een contract zónder uitzendbeding? Dan heeft de werknemer tijdens ziekte geen recht op een Ziektewetuitkering en betaalt het uitzendbureau zijn loon door. 

Verzuimbegeleiding bijzondere situaties

Als je werknemer ziek is vanwege een zwangerschap of bevalling, ziek is door orgaandonatie, gebruik maakt van de compensatieregeling (werknemers die op leeftijd zijn en voormalig werkloos) of een no-riskpolis (werknemers met een arbeidsbeperking of ziekte) heeft, dan heeft hij recht op een Ziektewetuitkering. Jij hebt de verplichting om werknemers met een vast contract door te betalen. Daarom ben jij degene die deze Ziektewetuitkering ontvangt, zodat je die kunt verrekenen met het loon. Je moet wel aangeven bij het UWV wie de uitkering van het UWV ontvangt.

Is er geen sprake van de bovenstaande gevallen? Dan moet je je werknemer uiterlijk ziekmelden in de 42e week van zijn ziekte. Dit wordt ook wel de ‘42e-weeksmelding’ genoemd. 

Wat is een verzuimprotocol en waarom zou je het opstellen?

Een goede verzuimbegeleiding gaat vaak hand in hand met een verzuimprotocol. De meeste bedrijven maken hier gebruik van. Niet verplicht, wel aan te raden. Met zo’n protocol weten beide partijen namelijk precies welke stappen er moeten volgen als een medeweker ziek is. Iedereen kan terugvallen op het verzuimdocument als bepaalde zaken rondom ziekmelden niet helemaal helder zijn.

Verzuimprotocol verplicht?

Een verzuimprotocol is dus niet verplicht, maar je moet wel voldoen aan alle regels die zijn vastgelegd in de Wet verbetering poortwachter. Dit vergroot de kans op een succesvolle re-integratie en het is ook vereist om een WIA-uitkering (WGA, IVA) of aan te vragen als iemand na 2 jaar nog steeds ziek is.

Daarom is het zeker verstandig een verzuimprotocol op te stellen, zodat je niets vergeet en aan alle wettelijke verplichtingen voldoet. Na 2 jaar ziekte van een werknemer ben je bijvoorbeeld verplicht een re-integratieverslag en -dossier in te leveren bij het UWV.

Verzuimprotocol voorbeeld: dit staat er in

In een verzuimprotocol staat praktische informatie over hoe en bij wie iemand zich ziek moet melden. Verder kun je specifieke afspraken opnemen in een verzuimprotocol die beide partijen moeten naleven. Sommige (grotere) bedrijven hebben speciaal iemand in dienst om alle zaken rondom verzuim te regelen: een verzuimcoördinator.

Werknemer ziek: wat mag je vragen (en wat niet)?

Je mag een aantal vragen stellen aan je zieke werknemer. Bijvoorbeeld hoelang iemand denkt afwezig te zijn. Of op welk verpleegadres iemand verblijft. Indien nodig, mag je zelfs de zakelijke e-mail van iemand checken als dat noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering.

Je mag niet vragen naar de aard en oorzaak van iemands ziekte. Zelfs wanneer een werknemer uit zichzelf vertelt wat er mankeert, mag je deze informatie niet vastleggen of delen. Deze regels zijn vastgelegd in De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Vergeet ook niet dat je verplicht bent gegevens van je (zieke) werknemers zorgvuldig te bewaren.

Wat vind je van dit artikel?

Martin de Coninck

Auteur

Martin de Coninck

Vanuit mijn werk als freelance copywriter ervaar ik hoeveel er komt kijken bij ondernemen. Tijd is schaars en kennis bijspijkeren op het gebied van ondernemen schiet er al snel bij in. Juist als copywriter vind ik het belangrijk om de tijd te nemen onderwerpen goed te begrijpen en te onderzoeken. Door het vervolgens begrijpelijk op te schrijven wil ik ondernemers kennis bieden en tijd besparen, zodat zij het beste uit hun bedrijf kunnen halen.