Hoe werkt videoconferencing?

Hoe kan ik virtueel vergaderen?

10 april 2020

Vergaderen is van essentieel belang binnen een organisatie. In dit artikel vertellen we je alles wat moet weten met betrekking tot videoconferencing. Als er in je bedrijf thuis of mobiel wordt gewerkt is het lastig om ‘even snel bij te praten’. Er zijn echter genoeg mogelijkheden om online te vergaderen.

Invulchecklist Corona

Wil je op de hoogte blijven van al het nieuws rondom corona en ondernemen?

De mogelijkheden van online vergaderen

Videoconferencing is het online vergaderen mét beeld via online videoconferencing tools. Je kunt met z’n tweëen vergaderen, bijvoorbeeld met een zakenpartner, maar ook met je hele bedrijf. Betaalde varianten van deze tools bieden de ruimte voor ruim 1000 deelnemers.

Tegenwoordig werken veel mensen op afstand, thuis of onderweg naar een afspraak. Waarom zou je in de auto stappen en anderhalf uur in de file staan voor een vergadering op kantoor als je ook online kunt vergaderen? Web conferencing scheelt veel onnodige reistijd en reiskosten.

Online vergaderingen zullen face-to-face ontmoetingen nooit helemaal kunnen vervangen. In sommige situaties, zoals bij de opening van een kantoor of een presentatie van een nieuw product, kan een online videoconferentie ook juist weer afstandelijk overkomen.

Via welke videoconferencing tools kan ik online vergaderen?

Als je besluit om online te vergaderen, kun je gebruik maken van verschillende softwaretoepassingen. Deze videoconferencing tools zijn het meest populair:

Deze tools zijn ook allemaal beschikbaar als videoconferencing app. Zo kun je niet alleen op je laptop videobellen, maar ook op je smartphone en tablet. Handig voor onderweg.

Hoe voer je een goede videoconference?

Een online vergadering voer je iets anders dan een normale vergadering. Om een succesvolle web conference te organiseren, moet je rekening houden met de volgende spelregels:

  • Zorg ervoor dat jij en je werknemers weten hoe de technologie werkt

  • Gebruik een webcam, zodat je elkaar kunt zien. Zet deze op ooghoogte, anders lijkt het alsof je in een soort put kijkt. Voor formele online vergaderingen is het ook belangrijk om je goed aan te kleden en er verzorgd uit te zien.

  • Wijs een gespreksleider aan die deelnemers de beurt kan geven, anders gaan mensen door elkaar heen praten.

  • Zet je geluid uit als je niet aan het woord bent, dan maak je geen onnodig geluid. Dit kan de vergadering verstoren.