Ben jij een ‘hangouter’, ‘skyper’ of eerder een ‘apper’?

Column Marianne Sturman | Moneypenny

28 november 2017

Ik zie ze steeds vaker: ondernemers die samenwerken met een virtuele assistent (VA) in plaats van een traditionele secretaresse. Hun redenen zijn divers. Omdat ze simpelweg geen kantoor hebben, of omdat ze zo vaak onderweg zijn dat de toegevoegde waarde van een secretaresse op kantoor er niet is. Plus: ze vinden het efficiënter. Hun VA doet hetzelfde werk van zijn of haar voorganger in de helft van de tijd!

Eerste hulp bij Digitaliseren

De basis voor een goede samenwerking op afstand is het samen maken van heldere afspraken over wanneer en hoe iemands bereikbaarheid is. Als de verwachtingen op een lijn liggen, worden mogelijke problemen vooraf nog de kop ingedrukt.

Het begint bij de basis

Mijn bedrijf, Moneypenny, die bemiddelt in VA’s, organiseert kickoff sessies om ondernemers en hun virtuele assistent (VA) te ondersteunen bij het maken van dergelijke afspraken. Vaak is deze samenwerkingsvorm nieuw voor ondernemers en kunnen ze wel wat handvatten gebruiken.

Ervaren klanten

Toch merk ik uit mijn gesprekken met andere ondernemers, dat deze manier van samenwerken steeds bekender wordt. Bijvoorbeeld tijdens een recente kickoff sessie. Terwijl ik als facilitator van start wilde gaan met de toelichting hoe virtueel samen te werken, vroeg de directeur zijn nieuwste aanwinst of zij een ‘hangouter’, ‘skyper’, ‘apper’ of ‘andersoortige’ was. Het was hem om het even hoe zij wilde communiceren, hij zou zich wel aanpassen. Ook op mijn vraag hoe de VA in te werken in het bedrijfssysteem had hij al een antwoord paraat. Dat zou namelijk via Skype gebeuren: hij kon door verschillende 'schermen te delen', aan zijn nieuwe assistent uitleggen hoe het bedrijf in elkaar stak. Een aparte fysieke sessie was wat hem betreft nodeloos tijdrovend. Deze kickoff sessie staat inmiddels met stip op de meest efficiënte.

Nieuw werken in het DNA van werkend Nederland

Kortom, virtueel werken behoeft steeds vaker minder uitleg. Een goede tendens; het is het bewijs dat het zogenaamde nieuwe werken meer en meer in het DNA van werkend Nederland zit. En voor mijn bedrijf, Moneypenny, betekent dat dat over niet al te lange tijd onze kickoff sessies tot het verleden behoren en we ons op een volgende innovatie kunnen richten. Tot die tijd een aantal van de belangrijkste tips op een rij als het gaat om het neerzetten van een succesvolle samenwerking met een VA.

4 Tips om het maximale uit een samenwerking met een virtuele assistent te halen

  • Bedenk als werkgever of manager vooraf welke taken je wilt neerleggen bij een VA. Waar heb je echt behoefte aan?

  • Bespreek hoe de onderlinge communicatie verloopt. Via welk medium, op welke momenten?

  • Leer elkaar kennen. Investeer – zeker in het begin – tijd in een VA en geef de VA op haar/zijn beurt de tijd jou te leren kennen.

  • Wees open naar elkaar en evalueer met zekere regelmaat. Iedereen is anders, en dus bestaat niet een samenwerkingsvorm die voor iedereen werkt.

Auteur

Marianne Sturman