4apps Group financiert zoveel mogelijk zelf

“Voorkom schulden en focus op je business”

04 april 2017

Hij ruilde het accountantskantoor in voor de IT en staat nu aan het roer bij 4apps Group. Laurens Voogt aan het woord over inkooporders, betalingstermijnen, schulden en tips voor een goede cashflow.

Whitepaper IT op orde: Hardware

Whitepaper Kantoor in de Cloud

Eerste hulp bij slim inkopen

Wie: Laurens Voogt

Functie: Algemeen en financieel directeur

Waar: 4apps Group Amsterdam

Bedrijfsvorm: B.V.

Wanneer opgericht? in 2001 als Res-Q Consulting Services, na verschillende stappen ontstond in 2009 4apps Group

Hoeveel uur? 40 tot 80 uur, afhankelijk van deadlines

Aantal werknemers: 34

Belangrijkste tip voor ondernemers: “Focus op iets waar je goed in bent en doe niet teveel: maak reële plannen.”

Eerste bijbaan: krantenbezorger

Laurens begon zijn carrière bij een accountantskantoor waar hij internationale werkervaring opdeed. Hij deed projecten in België en Duitsland, als onderdeel van internationale consultancy uitwisselingsprogramma’s “Zo ben ik in aanraking gekomen met de IT. Maar dat reizen stond me tegen door de komst van ons eerste kind. Ik wilde op dat moment liever in Nederland blijven.” Zo ontstond het idee om voor zichzelf te beginnen. “Op het juiste moment haakte een klant aan die ondersteuning zocht bij het optimaliseren van haar inkoop- en crediteurenadministratie. Zij gebruikte daarvoor het pakket Oracle E-Business Suite en vanwege mijn achtergrond als consultant van dat pakket was de match snel gemaakt”, aldus Voogt.

4apps Group

“Nadat ik in 2000 een paar maanden als zelfstandige had gewerkt, begonnen we in 2001 als Res-Q Consulting Services en groeiden de eerste paar jaar autonoom. In 2006 wijzigden we onze naam in 4apps en in 2008 zijn we gefuseerd met de vergelijkbare onderneming EBS Group. Als gevolg van deze fusie ontstond in 2009 4apps Group. Wij beheren, optimaliseren en ontsluiten informatie uit de Oracle Bussiness Suite, hetzelfde pakket waar we mee begonnen zijn. Oracle E-Business Suite is een zogenaamd Enterprise Resource Planning pakket waarmee klanten hun bedrijfsprocessen geautomatiseerd kunnen besturen. Hierbij moet je denken aan onder meer financiële, logistieke en Human Resource Management processen”, vertelt Voogt. “Een van de diensten die wij leveren is het beheer uit handen nemen voor onze klantenkring die bestaat uit lokale gemeenten, waterschappen retail- en telecomorganisaties.”

Wachten op inkooporders

En voor die diensten moeten klanten natuurlijk betalen. Maar hoe zorg je dat de betaling zo snel mogelijk volgt? “Per maand sturen we ongeveer negentig facturen, dus dat zijn bijna elfhonderd facturen per jaar. We hebben een goed urenregistratiesysteem waarin we alle uren bijhouden”, aldus Voogt. Toch betaalt niet elke klant vlot. “Wij mogen pas factureren naar grote organisaties als zij ons een inkooporder hebben gestuurd. Dat is een eis van die bedrijven. Maar zij sturen de inkooporder in het ergste geval pas dertig tot zestig dagen nadat een opdracht is afgerond. En dan moet er dus nog betaald worden. Gelukkig laat die betaling meestal niet lang op zich wachten.”

Alert debiteurenbeheer

“We sturen één tot twee keer per maand betalingsherinneringen en bellen één tot twee keer per maand op vrijdag debiteuren na”, vertelt Laurens. “Vaak laten betalingen op zich wachten door een intern probleem bij klanten. Dan is de factuur bijvoorbeeld nog niet goedgekeurd, omdat de verantwoordelijke op vakantie is of niet alle informatie heeft om de factuur goed te keuren. We hebben nooit zware vervolgstappen hoeven nemen, maar het is vervelend dat grote organisaties hun betalingstermijn oprekken. Daar doe je lastig iets tegen. We houden er wel rekening mee in schattingen en bij het bepalen van het benodigde werkkapitaal.”

Omzetgroei in de crisis

“Tot en met 2011 hebben we gelukkig geen last van de crisis gehad. De afgelopen twee tot drie jaar hebben we het erg goed gedaan. We hebben jaarlijks een gemiddelde omzetgroei van ongeveer 15 procent gerealiseerd, waarvan in 2011 zelfs een groei van meer dan 30 procent. Toch moeten we in 2012 opletten. Ik denk dat de crisis dan een grotere rol gaat spelen dan we tot op heden hebben gemerkt. We moeten dan meer moeite doen om klanten vast te houden en weten niet of er dan net zoveel werk is als de afgelopen jaren.”

Financier zoveel mogelijk zelf

Toch is Laurens niet bang dat zijn onderneming in de problemen komt. Bij 4apss Group zorgen ze voor een positieve cashflow door meer om te zetten dan uit te geven. “De grootste kostenpost is de inhuur van externe consultants. Wij hebben met hen de afspraak gemaakt dat zij pas betaald krijgen als wij betaald krijgen van onze klanten. Op deze wijze financieren we niet teveel vooruit.” Ook is Voogt geen fan van lenen bij de bank. “Als aandeelhouders hebben we onze onderneming zelf gefinancierd. Ik raad iedere ondernemer aan om zichzelf niet teveel in de schulden te steken. Mijn tip: financier zelf voor zover dat gaat en ga niet te veel leningen aan.” Natuurlijk snapt Laurens ook wel dat dat bij grotere organisaties moeilijker is of zelfs niet mogelijk. “Bij grotere consultancy organisatie is externe financiering waarschijnlijk noodzakelijk. We zien in onze de markt dat deze grotere organisaties veelal overhoop liggen met banken, omdat ze niet op tijd kunnen aflossen als gevolg van tegenvallende resultaten. Daardoor moeten ze zelfs bedrijfsonderdelen verkopen. Hierdoor krijgen ze een andere focus. Als je helemaal onafhankelijk bent van banken, kun je je volledig focussen op je business en hoef je je niet druk te maken om financiële problemen.”