Offerte maken: een moetje of een kans?

Column Bart Groothuis | Offerteleed

02 augustus 2018

In de pauze van een doodsaaie informatieavond op de middelbareschool van onze kinderen hoor ik, terwijl ik een kopje koffie tap uit zo’n enorm grote koffiekan, achter me flarden van zinnen die mijn aandacht trekken. De woorden die me triggeren zijn 'gunnen', 'moeilijke markt', 'offertes'. "Aha", denk ik, "misschien wordt het toch nog een leuke avond". En dat werd het ook.

MKB in Beeld 2020

Met de kop koffie in de hand ga ik bij het groepje ouders staan dat kennelijk aan het praten is over 'mijn vak'. Een paar ouders uit het groepje ken ik, een paar niet. Nadat ik mezelf heb voorgesteld neemt één van de moeders weer het woord. Al gauw wordt me duidelijk dat 'ze' een schildersbedrijf hebben, of beter gezegd; haar man is zzp'er en schilder en zij doet achter-de-schermen de administratie.

Offertes zijn kansen

Met enige bitterheid praat ze over klanten die alsmaar offertes aanvragen. "Goh", zeg ik, "Maar offertes zijn toch dè uitgelezen kans om een opdracht te krijgen. Je man vindt een offerte maken toch juist leuk?" Ze kijkt me aan met afkeuring en zegt bits "Nee, Ger maakt nooit offertes en dat is maar goed ook. Als Ger bij een mogelijke klant is geweest, vertelt hij me grofweg wat er moet gebeuren en dan maak ik altijd de offerte. Het is vooral een kwestie van een opsomming van de juiste materialen, materiaalkosten, uurloon, BTW en dan alles optellen. Een nauwkeurig werkje en da’s dus niets voor mijn Ger. Laat hem maar kleuren." 

Belevingswereld

Als ik verbaasd vraag hoe hun bedrijf dan ooit een offerte kan laten aansluiten bij de belevingswereld van de klant reageert ze verbaasd. "Belevingswereld van de klant? Wat heeft dat met de offerte te maken? Heb jij zelf wel eens een offerte geschreven?" Zonder al te direct in te gaan op haar vragen zeg ik "Nou ik kan me verschillende redenen voorstellen waarom mensen hun huis door een vakman als jouw Ger laten schilderen." En ik som met het nodige enthousiasme in mijn stem een paar redenen op "'Zo, straks alles weer lekker geschilderd, dan kan het hout er weer minstens 5 jaar tegen aan’, ‘Fijn, alles weer strak ik de lak, in moderne kleuren’, ‘Heerlijk, alles goed geschilderd, nu is ons huis vast beter verkoopbaar’”. Maar als ik voorzichtig voorstel om dit soort zinnen die in het gesprek met ‘haar’ Ger vast naar voren zijn gekomen op te nemen in de offerte wuift ze dat weg: “Ja, zeg nog meer werk in een offerte steken. Vaak doe je al die moeite toch al voor niets. Nee, het is gewoon niet eerlijk. Vaak maakt de offerte helemaal niets uit, volgens mij is het alleen maar een kwestie van gunnen." 

Succesfactor?

Eén van de andere ouders, een dame waarvan ik weet dat ze accountmanager is bij een groot IT-bedrijf en die járen geleden bij mij een training heeft gevolgd, stelt een scherpe vraag "Hoeveel offertes die jullie uitbrengen leidt tot een order?" De schildersvrouw haalt haar schouder op "Geen idee" zucht ze "Niet zoveel, daarom heeft het ook geen zin zoveel tijd in die offertes te stoppen." De accountmanager werpt me een blik van verstandhouding toe. "Nee" gaat de schildersvrouw onverstoord verder. "Het liefst maak ik de offerte met de zin ‘Zoals mondeling afgesproken’ en dan een prijs. Dan heeft Ger gewoon een leuk gesprek gehad en kunnen we snel en makkelijk offreren, scheelt een hele hoop tijd'. En nu stel ik met een blik van verstandhouding op de vrouwelijke accountmanager de vraag "En hoeveel van dit soort ‘zoals-mondeling-afgesproken-offertes leiden tot een opdracht." De schildersvrouw haalt weer haar schouders op "Tja gut, weet ik eigenlijk niet. Ik vrees ook niet zoveel. Dus zie je wel. Het maakt echt niet uit hoor. Het ligt niet aan de offerte."

Jammer, voor Ger en zijn vrouw. Als je wel wilt dat het beter gaat, maar je wilt zelf niets veranderen aan de manier waarop je te werk gaat, gaat het alleen maar bergafwaarts.

Aan de andere kant van de zaal zie ik de schooldirecteur binnenkomen en met een ‘Ah, daar is meneer de Boer, die moet ik nog even spreken, zie ik mijn kans schoon om dit groepje weer te kunnen verlaten.

4 offerte-tips:

  1. Een goede offerte sluit aan bij het verkoopgesprek. Gebruik in je offerte de zinnen die je klant heeft gebruik. Begin bijvoorbeeld met: Beste meneer Groothuis, over drie weken staat uw huis weer strak in de lak en is uw huis beter verkoopbaar, want u gaf in ons plezierige gesprek van afgelopen dinsdag aan dat dat belangrijk voor u is.

  2. Natuurlijk moet de offerte een opsomming bevatten van materialen, activiteiten, uurloon, etc, maar vermijd vaktaal. Gebruik termen die een leek begrijpt.

  3. Geef in je offerte aan waarom juist jij de beste kwalificaties hebt voor deze klus. En maak daar geen standaard verhaaltje van, maar zorg dat dit aansluit bij wat de klant gezegd heeft belangrijk te vinden.

  4. Sluit je offerte actief af, niet het standaard ‘We vertrouwen erop u hiermee een passende aanbieding te hebben gedaan’, maar doe eens ‘Over twee dagen bel ik u op, om van u te horen wanneer u wilt dat we met de werkzaamheden beginnen’. Brutaal? Welnee, je hebt toch een passende aanbieding gedaan? Nou dan! Dan wil je klant vast dat je snel begint!

Wil je aan de slag met het verbeteren van jouw verkoopproces? Probeer dan eens een CRM systeem. Je kunt nu gratis 14 dagen testen bij Teamleader - zij bieden een ‘alles-in-één’ tool aan voor CRM, sales, facturatie en projectmanagement. Probeer het hier gratis uit.

Auteur

Bart Groothuis