Hoe schrijf je een effectieve e-mail?

Tien tips om e-mailblunders te voorkomen
Een e-mail wordt vaak zonder al te veel controle opgesteld en doorgestuurd. Dat gaat niet altijd goed. Tien mailblunders die je gemakkelijk kunt voorkomen.
Meer weten over online communicatie?
Klik hier
Download het whitepaper
Naar MijnMKB
Meer weten over efficiënte communicatie?
Klik hier
Download het whitepaper
Naar MijnMKB
1. Heftig reageren
Een mail schiet je in het verkeerde keelgat en je dient de zender direct van repliek. De ontvanger kan een e-mail vaak verkeerd begrijpen en dit veroorzaakt onnodige misverstanden.
Beslecht een geschil bij voorkeur nooit via e-mail. Lees je e-mail altijd goed door wanneer je deze getypt hebt, tel (minimaal) tot tien en klik dan pas op verzenden. Dit geldt uiteraard vooral voor boze e-mails. Twijfel je over de toon? Laat dan een vertrouweling meelezen.

2. Grapjes maken
Het succes van een grap valt of staat niet alleen met de juiste timing, maar ook met de juiste toon en lichaamstaal. Deze twee laatste aspecten ontbreken juist bij e-mail. Dit betekent dat wanneer je een grap maakt, je het risico loopt dat de ontvanger deze niet als zodanig opvat.
E-mailhumor wordt niet altijd gewaardeerd. Je bevindt je op glad ijs wanneer je grapjes maakt via de e-mail. Blijf zakelijk in zakelijke mails en wees heel voorzichtig met grappen.

3. Pijnlijke typefouten
Vergis je niet in de ellende die je kunt veroorzaken door een typefout die niet als zodanig wordt herkend. Het nogmaals doorlezen van uw e-mails is niet alleen handig wanneer je boos bent en een pittige e-mail hebt opgesteld. Het zorgt er ook voor dat je eventuele typefouten uit de mail weet te vissen voordat je deze verzendt.

4. Vertrouwelijke teksten naar de verkeerde
Het versturen van een vertrouwelijke tekst naar de verkeerde persoon kan voor onnodige irritatie zorgen. Vertrouw niet te veel op uw geheugen en kijk goed welke tekst je hebt geplakt in de mail. Wederom: lees je mail goed na voordat je deze verzendt.

5. Roddelen
Wanneer je een e-mail aan het schrijven bent die over een bepaald persoon gaat, let er dan goed op dat je deze e-mail naar de juiste persoon stuurt. Check of het e-mailadres niet automatisch is aangevuld door het e-mailprogramma, ook in de cc. Wissel privé-informatie over personeel of zakenpartners niet uit via de mail. Roddel dus niet via de mail!

6. Ongevraagde informatie verzenden
Kettingbrieven komen ook op de werkvloer voor: e-mails die je door moet sturen naar zoveel mogelijk mensen. Een vergelijkbare variant zijn de e-mails waarin je wordt gewaarschuwd voor een gevaarlijk virus dat uw hele harde schijf wist. Dit soort mails zijn in 99 procent van de gevallen onzin. Wanneer je ze doorstuurt naar andere mensen kan dat als vervelend worden ervaren. Lees ook:"Hoe voorkom je ongewenste e-mail?"

7. Caps Lock
Het gebruik van hele woorden of zinnen in hoofdletters is het webequivalent van schreeuwen.
Windows heeft een optie om u met een geluid te waarschuwen als je de Caps Lock-toets gebruikt. Om deze melding te activeren gaat u naar het configuratiescherm (Start - Instellingen - Configuratiescherm) en dubbelklik je op de icoon Toegankelijkheid. Op het tabblad Toetsenbord vinkt je de optie Schakeltoetsen gebruiken aan. Klik op OK. Windows laat dan een geluid horen als je Caps Lock, Scroll Lock en Num Lock gebruikt.

8. Houd e-mail helder en beknopt
Zorg ervoor dat de ontvanger direct begrijpt wat je vraagt of zegt. Helder taalgebruik en een overzichtelijke lay-out brengen je boodschap beter over. Lees ook: "Hoe manage ik mijn e-mail?"
 
9. Formuleer een duidelijk onderwerp
De ontvanger moet aan de subject header al kunnen zien wat de aard van het bericht is. Hierdoor zal de ontvanger je bericht sneller openen en is de strekking van je verhaal snel duidelijk.
 
10. Kies het juiste medium
Bedank wanneer je antwoord van iemand wilt, voordat je het medium kiest waarmee je hem benadert. Wanneer je haast hebt, een discussie wilt voeren of boos bent, is bellen of langslopen effectiever dan mailen.

Aanbevolen links:
Checklist do's en don't van e-mailen (www.leren.nl)
Cursus communiceren via e-mail voor bedrijven (www.learnit.nl)
 
(Bron: zibb.nl en intermediair.nl)

Hoe voorkom je ongewenste e-mail?

Tien tips om spam te verminderen
Spam kost tijd en veroorzaakt irritatie. Het is niet volledig uit te roeien, maar er zijn wel manieren om de ongewenste e-mail te filteren en de spam...

Praat met ons mee op

Van Spaendonck Groep B.V
Postadres
Postbus 90154
5000 LG . Tilburg

Bezoekadres:
Reitseplein 1
5037 AA . Tilburg
Tel: 088 652 00 50

Toegevoegd

U kunt verder winkelen of de bestelling afronden.

Afronden
MKB Servicedesk maakt gebruik van cookies
/7158/cookieverklaring-mkb-servicedesk.htm
 Meer informatie
 Melding sluiten