Zeven voordelen van Document Management

Stroomlijn je informatieproces en pluk de vruchten
Met document management kun je processen binnen je bedrijf een stuk efficiënter maken. Je kunt al snel kosten, tijd en onnodige stress besparen. Gegevens opvragen en uitwisselen wordt een stuk makkelijker binnen je hele organisatie en ook met externe partijen.
Whitepaper Document Management
Klik hier
Download hem gratis
Naar MijnMKB
Denk bijvoorbeeld aan het uitwisselen van gegevens met partners of een (online) portaal voor je klanten, waar zij facturen en andere documenten terug kunnen vinden. Eén ding is zeker; document management kan je veel opleveren op de volgende gebieden.
 
  • Tijd
Doordat documenten elektronisch beschikbaar zijn, wordt het tijdrovende proces van printen, kopiëren en verzenden van papieren documenten overgeslagen. Ook zoeken naar documenten kost je een stuk minder tijd. Je kunt eenvoudig zoeken op de titel, tags en zelfs de inhoud van het document dat je zoekt. Alleen al op het zoekproces bespaart een werknemer gemiddeld 30 procent van zijn tijd.
 
  • Plaats
Het belangrijkste voordeel van document management is dat je altijd en overal toegang hebt tot de juiste informatie. Je hoeft niet meer naar kantoor voor het juiste document. Je kunt nu op locatie bij de klant altijd de juiste gegevens erbij pakken.
 
  • Gemak
Als je werknemers er eenmaal mee kunnen werken zal al snel het gemak duidelijk worden. In plaats van met een stapel papier onder je arm de deur uit lopen (eerst uitprinten, ordenen, inbinden) neem je je tablet mee, waarmee je op afstand inlogt en alle benodigde documenten met een paar swipes doorneemt. Dat ene belangrijke A4’tje vergeten is er dus niet meer bij.
 
  • Geld
Tijd is geld. Bovenstaande voordelen zul je uiteindelijk op je bedrijfsrekening terugzien. Voor dezelfde taken heb je tenslotte minder inzet nodig. Dat betekent minder personeelskosten of uitbreiding van werkzaamheden per werknemer. Een efficiëntie-slag dus. Meer doen in minder tijd met minder of dezelfde mankracht. Ook bespaar je op kosten voor papier, printen, kopiëren en fysieke opslag (dossiers, kasten, bedrijfsruimte).
 
  • Milieu
Als je centraal je data hebt opgeslagen, ga je minder printen. Minder papier is minder bomen kappen. En denk ook aan de inkt waarop je bespaart. Ook printers gaan langer mee en hebben minder onderhoud nodig dankzij verminderd gebruik. Minder goed voor de industrie, maar uitstekend voor het milieu.
 
  • Sneller schakelen
Als je je documentstromen automatiseert kunnen ook taken geautomatiseerd worden, zoals het routeren van documenten naar de juiste medewerker(s) voor verdere verwerking of controle.
Bij het accorderingsproces van een factuur bijvoorbeeld kun je met document management ook veel sneller schakelen. Stel dat de bevoegde persoon of accountant op locatie werkt. Met document management kan zo’n persoon het stuk toch goedkeuren. Of hij kan eenvoudig een afwezigheidsroute inschakelen, waardoor de factuur automatisch wordt doorgestuurd naar een ander bevoegd persoon die kan accorderen. Dat soort workflow-mogelijkheden maken een document management systeem echt waardevol voor je bedrijf.
 
  • Wet- en regelgeving
Wetten zijn ook een reden om over te stappen. Als het gaat om bewaar- en vernietigingsplichten is de wet- en regelgeving in bijna elke branche anders. Zo zijn artsen verplicht 15 jaar een patiëntendossier te bewaren. Ook al leeft die patiënt niet meer. Als het gaat om notariële documenten en financiële jaarverslagen, dan is iedereen verplicht deze fysiek te bewaren. Gelukkig mag je de meeste documentatie wel digitaal bewaren. Gelukkig maar, want anders zouden veel bedrijven kilometers aan papier opslaan en dat kan flink in ‘de papieren lopen’. Reken maar eens uit hoeveel vierkante meter je nodig hebt voor een fysieke opslag en wat je daarvoor betaalt. In sommige branches moet je ook kunnen aantonen wie, wanneer, welke gegevens heeft gewijzigd. Dat is heel lastig bij een fysiek archief, maar met een document management systeem kun je dit eenvoudig inregelen.
 
Meer over document management en de voordelen ervan lees je in het whitepaper Document Management.

Vraag niet beantwoord of nog een vraag?

MKB Servicedesk helpt je graag verder!

Stap 5: Maak duidelijke afspraken met je cloudaanbieder

In tien stappen je kantoor in de cloud | Werkplek van de toekomst
Een belangrijke stap om je bedrijf in de cloud te laten werken is het kiezen van een of meerdere aanbieders van cloud-diensten. Maak samen een...

Wat is document management?

Geautomatiseerd documentbeheer en taken
Nooit meer eindeloos zoeken in die grote archiefkast in de kelder of op je harde schijf naar dat ene dossier. Met document management heb je digitale...

Stap 10: Zorg voor een goed beleid

Kantoor in de cloud | Zorg dat het werkt in de praktijk
De veranderingen die je doorvoert om je werkplek toekomstbestendig te maken, moeten wel het juiste rendement hebben. Plannen maken en je...

Praat met ons mee op

Van Spaendonck Groep B.V
Postadres
Postbus 90154
5000 LG . Tilburg

Bezoekadres:
Reitseplein 1
5037 AA . Tilburg
Tel: 088 652 00 50

Toegevoegd

U kunt verder winkelen of de bestelling afronden.

Afronden
MKB Servicedesk maakt gebruik van cookies
/7158/cookieverklaring-mkb-servicedesk.htm
 Meer informatie
 Melding sluiten