Hoe snijd ik in mijn personeelskosten?

Ontslag en deeltijd-WW

11 oktober 2013

De tering naar de nering zetten. Dit oude oer-Hollandse gezegde is zéker in de huidige crisistijd actueler dan ooit. Want je zult je uitgavenpatroon aan moeten passen aan je inkomsten.

Misschien houdt de crisis in dat je afscheid moet nemen van personeel waarvoor je geen werk meer hebt. Welke opties heb je en waar moet je op letten?

Valkuilen bij reorganisatie

Soms is reorganiseren en het ontslaan van personeel de enige uitweg. Het beëindigen van een arbeidsovereenkomst is in Nederland niet gemakkelijk. Je kunt met accountsrapporten en tussentijdse cijfers aantonen dat ontslag noodzakelijk is, maar dat is pas de eerste stap. Hierna moet je nog een heel proces doorlopen. Daarvoor heb je als werkgever meestal drie mogelijkheden:

  • op basis van een vaststellingsovereenkomst (met of zonder ontslagvergoeding)

  • via de kantonrechter

  • via UWV Werkbedrijf.

WW-uitkering

Sinds 1 oktober 2006 is de Werkloosheidswet gewijzigd. De duur van de WW-uitkering is maximaal 39 maanden. De werknemer hoeft bij ontslag niet meer juridisch in verweer te gaan om het recht op een WW-uitkering te behouden. Het inschakelen van een kantonrechter is daardoor vaak niet meer nodig. Ook is de verwijtbaarheidstoets bij een ontslagaanvraag bij UWV Werkbedrijf milder geworden. Een werknemer die zich ernstig misdragen heeft of die zelf ontslag neemt, kan nog wel verwijtbaar werkloos zijn. Het UWV kan in die gevallen besluiten geen WW-uitkering toe te kennen.

Beëindiging dienstverband met een vaststellingsovereenkomst

Ontslag met wederzijdse instemming op basis van een vaststellingsovereenkomst is eenvoudiger geworden. Deze overeenkomst wordt ondertekend door de werkgever en werknemer. De werknemer moet een aantal dagen de tijd krijgen om de overeenkomst te beoordelen. De medewerker behoudt hierbij recht op WW. Vaak wordt deze mogelijkheid tot beëindiging nog niet toegepast, terwijl het voor de werkgever veel voordelen heeft.

Beëindiging dienstverband via UWV Werkbedrijf

Voor de ontbinding van een arbeidsovereenkomst kan een werkgever een ontslagaanvraag indienen bij UWV Werkbedrijf. De werkgever moet afhankelijk van de ontslagreden financiële gegevens aanleveren, waaruit de noodzaak voor ontslag blijkt. UWV Werkbedrijf stuurt de aanvraag door naar de werknemer. De districtsmanager van UWV Werkbedrijf controleert of de aanvraag aan de eisen voor ontslag voldoet. De werknemer mag binnen twee weken een verweer indienen. Dat gebeurt vaak met de hulp van juristen, maar dat is niet altijd nodig. Een P&O-adviseur kan hier ook bij helpen.

Schriftelijk reageren

UWV Werkbedrijf kan een tweede ronde inlassen, waarbij de werkgever en werknemer schriftelijk kunnen reageren. Daarna legt het Werkbedrijg het dossier voor aan de ontslagcommissie, die bestaat uit vertegenwoordigers van werknemers- en werkgeversorganisaties. Deze commissie adviseert UWV Werkbedrijf over het al dan niet verlenen van toestemming. Daarna valt de beslissing. Krijg je als werkgever toestemming, dan mag je de arbeidsovereenkomst opzeggen, met een minimumopzegtermijn van 1 maand. Hierbij is geen sprake van een ontslagvergoeding. De werknemer kan een procedure starten wegens kennelijk onredelijk ontslag of voor het eisen van een schadevergoeding.

Ontslag wegens bedrijfseconomische redenen

UWV Werkbedrijf toetst de ontslagaanvraag wegens economische redenen op drie punten:

  • is ontslag echt noodzakelijk om bedrijfseconomische redenen

  • zijn de mogelijkheden om mensen te herplaatsen volledig benut 

  • zo ja, zijn de juiste mensen voor ontslag voorgedragen?

Let op het afspiegelingsbeginsel

Een valkuil is het afspiegelingsbeginsel. Dit is de naam voor complexe regelgeving, inclusief een ingewikkelde rekensom, die is ontstaan uit het solidariteitsprincipe. Het beginsel moet ‘discriminatoir ontslagbeleid’ tegengaan. Makkelijk gezegd: bij een ontslag wegens bedrijfseconomische redenen moet je uit verschillende leeftijd- en functiegroepen relatief evenveel medewerkers ontslaan. Eerst moeten werknemers die soortgelijke functies vervullen, worden ingedeeld in een aantal leeftijdsgroepen. Daarna ontsla je binnen elke groep de laatst binnengekomen werknemers. In de praktijk moet je door dit principe werknemers ontslaan die je juist níet kwijt wilt. Je wil juist de sterkst mogelijke combinatie van werknemers overhouden na reorganisatie. Je kunt daarom kiezen om een P&O-adviseur in de arm te nemen. Een kantonrechter weeg het afspiegelingsbeginsel namelijk wel mee in zijn oordeel.

Vergoeding bij kennelijk onredelijk ontslag

Werknemers die na hun ontslagroute via het UWV Werkbedrijf naar de kantonrechter stappen omdat zij vinden dat ze onterecht zijn ontslagen, krijgen – als de kantonrechter hen gelijk geeft – vaak een ontslagvergoeding die 30 procent lager is dan een vergoeding volgens de kantonrechtersformule. Kennelijk onredelijk ontslag is bijvoorbeeld als de bij het UWV Werkbedrijf opgegeven ontslagreden niet de echte reden blijkt te zijn, of waarin er zwaarwegende persoonlijke omstandigheden in het geding waren.

Beëindiging dienstverband bij de kantonrechter

De werkgever moet in samenspraak met zijn juridisch adviseur een verzoekschrift indienen om de arbeidsovereenkomst te ontbinden, waarin een goede reden voor ontslag staat. Bijvoorbeeld persoonlijk functioneren van de werknemer, een reorganisatie of economische teruggang waardoor het bedrijf slechter presteert.

Verweer

De kantonrechter stuurt het verzoekschrift door aan de werknemer, met het verzoek een verweer te schrijven (in de praktijktijk zal de juridisch adviseur van de werknemer dit opstellen). De kantonrechter roept beide partijen op, zodat de partijen het ontslagverzoek en het verweer kunnen toelichten. Na deze zitting geeft de rechter meestal aan wanneer de schriftelijke uitspraak zal zijn.

Uitspraak

De kantonrechter geeft daarna aan of en wanneer hij de arbeidsovereenkomst ontbindt, of de werknemer voor een ontslagvergoeding in aanmerking komt en wat de hoogte daarvan is. De kantonrechter is daarbij niet gebonden aan mogelijke opzegtermijnen. De uitspraak is definitief, hoger beroep is alleen bij hoge uitzondering mogelijk.

Kantonrechtersformule gewijzigd

Sinds 1 januari 2009 hanteren de kantonrechters in principe een andere berekening voor de ontslagvergoeding. Maar niet elke kantonrechter past deze berekening toe. De nieuwe kantonrechtersformule werkt als volgt: Deze wordt volgens de A x B x C-methode berekend. A staat voor het aantal berekende dienstjaren, dat vermenigvuldigd wordt met het bruto maandsalaris (B) en met een correctiefactor voor bijzondere omstandigheden (C).

Door deze nieuwe formule gaat de hoogte van de ontslaguitkering voor veel werknemers omlaag (ten opzichte van de uitkering met de vroegere berekening). Dit komt door een wijziging in factor A, waarbij minder gewicht wordt toegekend aan het aantal dienstjaren. Tot 35 jaar krijgt de medewerker voor ieder gewerkt jaar een half maandsalaris. Voor de gewerkte jaren van 35 tot en met 44 jaar krijgt de medewerker één maandsalaris, van 45 tot en met 54 jaar anderhalf maandsalaris en vanaf 55 jaar twee maandsalarissen aan ontslagvergoeding.

Arbeidsmarkt positie

De kantonrechters houden rekening met de arbeidsmarktpositie van de werknemer en zijn financiële omstandigheden. Zo kan een werknemer die door de werkgever veel is bijgeschoold, een lagere ontslagvergoeding krijgen, omdat die meer kansen heeft op de arbeidsmarkt. Dat geldt ook voor een werknemer die in een sector snel nieuw werk kan vinden. Bij het bepalen van de ontslagvergoeding voor oudere werknemers houdt de rechter rekening met de leeftijd waarop de werknemer eigenlijk met pensioen zou gaan. Ook houdt de kantonrechter meer rekening met de financiële positie van de werkgever. Als een werkgever met jaarstukken en prognoses kan aantonen dat de toegekende ontslagvergoeding onbetaalbaar is, zal de kantonrechter mogelijk een lagere vergoeding toegekennen.

Maximering ontslagvergoeding

Een werknemer met een jaarsalaris van 75.000 euro of meer krijgt in de toekomst maximaal één jaarsalaris mee als ontslagvergoeding. Deze maximering is opgenomen in een nog niet aangenomen wetsvoorstel. Het maximumbedrag geldt niet voor afspraken die werkgevers en werknemers hebben gemaakt in een arbeidsovereenkomst en ook niet voor afspraken in een sociaal plan bij bedrijfsreorganisaties of collectief ontslag. De rechter kan ook van het maximum afwijken als bijvoorbeeld de werkgever zich heeft misdragen of als het ontslag aan hem te wijten is.

Dossiervorming

Dossiervorming is altijd belangrijk, ongeacht de economische situatie. In het personeeldossier leg je alle gesprekken en afspraken met je medewerkers vast. Ook wanneer medewerkers niet naar behoren functioneren. Niet goed functionerende, niet-gemotiveerde werknemers helpen een goede sfeer op de werkvloer om zeep. Zij kosten vaak meer dan ze opleveren. Werkgevers hebben meestal wel door wie de tegenwerkers zijn, maar ondernemen niet altijd actie. Dossieropbouw is een intensieve klus, maar belangrijk voor je onderneming. Alleen al omdat het je bij een escalatie van een probleem vele euro’s in de ontslagvergoeding kan schelen.

Disfunctionerende werknemers

Bij een aanvraag voor een ontslagvergunning bij UWV Werkbedrijf voor disfunctionerende werknemers, moet je als werkgever een waterdicht personeelsdossier kunnen neerleggen. Daaruit moet blijken hoe het disfunctioneren van de werknemer hebt geconstateerd. Ook moet je laten zien welke acties je samen met je werknemer hebt ondernomen om zijn functioneren te verbeteren en waarom dit niet succesvol is geweest.

Focus op sfeer en motivatie

Een neveneffect van ontslag is vaak het negatieve gevoel dat ontstaat bij het personeel. 'Wie is de volgende? Hoeveel respect heeft het bedrijf waar ik voor sta eigenlijk voor mij?' Houd rekening met het feit dat de huidige crisis je personeel onzeker maakt.

Communicatie

Wat voor maatregelen je ook treft, in tijden van crisis is één van de belangrijkste zaken de communicatie met je medewerkers. Versterk het wij-gevoel. Wees positief en optimistisch. Geef het goede voorbeeld door er voor 110 procent voor te gaan. Vraag het personeel dit ook te doen, samen kun je de crisis het hoofd bieden. Laat medewerkers inzien dat de toekomst van de onderneming ook hún toekomst is. En als je impopulaire maatregelen moet nemen, betrekt je werknemers daar dan actief bij. Je zet je mensen daarmee aan het nadenken. Ga het gesprek met ze aan. Hoe kunnen ze zichzelf qua kennis of vaardigheden verder ontwikkelen in het belang van de eigen loopbaan, waardoor ze tegelijkertijd van nog hogere waarde voor je onderneming worden?

Geen softe aanpak

Een strategisch personeelsbeleid voeren in crisistijd lijkt misschien een softe aanpak, maar is juist moeilijk. Je hebt lef nodig om voor deze aanpak te kiezen. Hoe groter de betrokkenheid van je mensen bij de onderneming, hoe sterker je bedrijf wordt. Een aangename werksfeer krijg je daar meestal gratis bij. Samen de schouders er onder, samen werken aan de problemen.

En als je draagvlak hebt gecreëerd, kijk dan hoe je je loonsom kunt beteugelen. Overleg met je mensen over (tijdelijke) aanpassingen in zaken als provisieregelingen, bonussen, eindejaarsuitkeringen en – dus – deeltijd-WW.

Auteur: Nieky de Brouwer, adviseur personeel & organisatie