Stappenplan personeel in het buitenland

Wat moet je regelen als je werknemer over de grens werkt?

01 december 2017

Heb je een vestiging in het buitenland? Of heeft je bedrijf een klus in den vreemde? Gefeliciteerd! Maar denk eraan: je moet heel wat regelen om personeel over de grens te laten werken.

Personeel in het buitenland

Stap 1: Verblijfs- of werkvergunning? 

Ga na of je werknemer een verblijfs- of werkvergunning nodig heeft. In de EU (plus Noorwegen, IJsland, Liechtenstein en Zwitserland) mag je werknemer, mits hij ook een EU-onderdaan is, overal aan de slag. Een werkvergunning is niet verplicht. Maar blijft hij langer weg, dan kan wel een verblijfsvergunning nodig zijn. Let op: sommige landen hebben aanvullende regels. Gaat je werknemer naar een land buiten de Europese Unie? 

Stap 2: Belasting

Laat je goed informeren over de fiscale aspecten van werken en wonen in het buitenland. Normaliter houd je loonbelasting in op het loon van je werknemer. Maar als dat in het buitenland ook gebeurt, betaalt je werknemer dubbel. Om dat te voorkomen, zijn er met veel landen belastingverdragen. Meestal wordt de loonbelasting geheven in het werkland. Is je werknemer niet langer dan 183 dagen per jaar in het buitenland aan de slag? Dan regel je zelf de loonbelasting. Werkt jouw werknemer tenminste 45 dagen per jaar in het buitenland, met een minimum van 15 aaneengesloten dagen? Dan is de 30-procentsregeling van toepassing: hij heeft recht op een onbelaste onkostenvergoeding. Op de site van de Belastingdienst lees je alles over de fiscale aspecten van personeel in het buitenland. 

Stap 3: Premies

Denk ook aan de sociale premies voor werknemersverzekeringen voor de Aow, de WW en eventueel kinderbijslag. Als je werknemer tijdelijk over de grens gaat, zal hij meestal gewoon in Nederland verzekerd blijven. Dat geldt in elk geval voor werk in een ander EU-land, Noorwegen, IJsland, Liechtenstein en Zwitserland, maar ook voor landen waarmee Nederland een speciaal verdrag heeft gesloten. De Sociale Verzekeringsbank kan je verder helpen. Daar kun je ook een zogeheten A1/E101-formulier krijgen, waarmee de werknemers in het buitenland kan bewijzen dat hij in Nederland is verzekerd. Blijft je werknemer jaren weg? Sluit voor hem buitenlandse verzekeringen af. Er kan bijvoorbeeld ook een Aow-gat ontstaan. 

Stap 4: Zorgverzekering

Gaat je werknemer voor korte of lange tijd naar het buitenland? Dat maakt nogal wat uit voor de vraag of hij in Nederland verplicht verzekerd blijft tegen medische kosten. Het ingewikkelde van expatriëring is dat elke situatie anders is. Laat je voorlichten door Zorginstituut Nederland (voorheen het College voor Zorgverzekeringen). Ook over het al dan niet meeverzekeren van de gezinsleden van je werknemer, als zij meeverhuizen. Zorginstituut Nederland heeft ook de formulieren die nodig zijn om medische kosten in te verhalen in een land waarmee Nederland een verdrag heeft afgesloten.

Er zijn adviseurs die zich volledig toeleggen op het begeleiden van expats naar het buitenland. Zij hebben een goed overzicht van welke speciale expatverzekeringen er te krijgen zijn en wat het beste bij een bepaalde situatie past. Omdat ze de verzekeraars goed kennen, kunnen ze vaak zorgen voor een vlotte afhandeling bij aanvragen en claims. De speciale expatverzekeringen dekken vaak meer zaken; medische kosten, noodhulp, arbeidsongeschiktheid, ongevallen en aansprakelijkheid. Zowel voor de expat zelf, als voor zijn gezin. Ook inboedel van de woning in het buitenland kan vaak worden meeverzekerd. Zo’n compleet verzekeringspakket scheelt een hoop gedoe. 

Stap 5: Afscheidsfeestje

En dan zijn er nog de vele niet-verplichte zaken die om aandacht vragen – afhankelijk van de termijn waarvoor je werknemer naar het buitenland vertrekt. Spreekt de aanstaande expat de taal van het te bezoeken land, of heeft hij een cursus nodig? Hoe regel je de reis? Willen jullie nieuwe salarisafspraken maken? Zijn er medische keuringen en inentingen nodig? Moet er huisvesting worden geregeld? Gaan de kinderen mee, en is er een school voor hen? En tot slot: gun je je werknemer een afscheidsfeestje?