Een e-mailvrije onderneming, kan dat?

Afhandeling mail kost gemiddeld twee uur per dag

18 mei 2012

Gemiddeld twee uur per dag zijn ondernemers en hun werknemers kwijt aan het lezen én afhandelen van e-mail. Steeds meer ondernemers willen iets doen tegen die mailterreur. Kan dat? En hoe?

Gratis whitepaper Eerste hulp bij efficienter communiceren

'Slaaf van de inbox', zo kopt de NRC boven een artikel dat gaat over de wens die steeds meer ondernemers hebben: de mailterreur indammen. Want zou dat niet heerlijk zijn, een mailbox die leeg is én blijft?! Je hele dag kunnen besteden aan ondernemen, zonder dat je kostbare minuten moet besteden aan (vaak loze) e-mail?

Ondernemen zonder e-mail

Ondernemen, zonder e-mail. Volgens Atos-topman Thierry Breton kan het. Hij heeft in drie jaar geen enkel mailtje meer verstuurd. E-mail vindt hij vervuiling van het informatietijdperk. Bovendien veroorzaakt het volgens hem overwerk en stress bij zijn werknemers. Reden genoeg voor de topman om te proberen een eind te maken aan de toenemende 'mailterreur' binnen zijn bedrijf. Zijn doel? Een e-mailvrij bedrijf in 2014. Werknemers mogen geen interne mail meer versturen en moeten zich wenden tot andere communicatiemiddelen zoals sociale media.

Gevolg volle mailbox: stress en schuldgevoel

De hoeveelheid mail neemt schrikbarend toe: het aantal opgeslagen mails groeit jaarlijks met ongeveer 25 procent. Daarmee neemt ook de stress (van je werknemers) toe, aangezien een volle mailbox zorgt voor een gevoel van controleverlies en schuld. En dát zorgt er vervolgens voor dat veel werknemers 's avonds of in het weekend nog wat mail wegwerken en vervolgens meer risico lopen op stress. 

Hoe dán communiceren? 

Maar wat moet je doen tegen die bulk aan e-mail? Bij Atos maken ze gebruik van hiervoor bedoelde software en van speciale communicatietechnologie, zoals een soort Facebook voor het bedrijfsleven, maar dan met meer zakelijke mogelijkheden. En dat werkt: de Atoswerknemers mailen nu minder, blijven voortaan van de cc-knop af en gebruiken andere manieren om te communiceren met collega's. De vraag is of je het probleem met deze Atos-oplossing niet gewoon verplaatst. In plaats van iemand een mailtje te sturen, bel je diegene of stuur hem een facebookbericht: duurt dat niet net zo lang?

Tips tegen e-mailterreur

Tips die jou en je werknemers helpen om orde in hun e-mailgedrag te scheppen:

  1. Stuur geen cc aan het halve bedrijf, maar alleen aan mensen die écht moeten weten wat er in je e-mail staat.

  2. Stuur zo min mogelijk mails met boodschappen als 'ok', 'heb je mijn mail ontvangen?', 'bedankt' of 'doen we'. Het kost die ánder ook weer tijd om je mail te lezen en die boodschap te lezen.

  3. Wees zuinig met 'reply to all' mails. Elke geadresseerde moet er tijd aan besteden.

  4. Leg jezelf een maximaal aantal keren op dat je je mail mag lezen. Lees geen mail voor het ontbijt en na het avondeten.

  5. Lees e-mails die je verstuurt, nauwkeurig na. Voorkom taal- en tikfouten en combineer geen onderwerpen die niks met elkaar te maken hebben. Geef je mail een duidelijk onderwerp in de subjectline.

Bron: NRC 28 april 2012