Video conference: drie redenen voor zakelijk gebruik

Column Robert Mares | online communicatie

09 februari 2015

Raak jij ook in de war als iemand het heeft over een 'video conference', 'webinar' of 'webcasting'? Door de snelle opkomst van internet is het aantal mogelijkheden om te communiceren enorm toegenomen.

Whitepaper Benut je online kansen: communicatie

In mijn vorige columns stonden webinars centraal. In deze column ga ik in op drie redenen om videoconferencing zakelijk te gebruiken. Privé gebruik je wellicht Skype of Facetime. Zakelijk gebruik stelt echter andere eisen: beschikbaarheid, kwaliteit en beveiliging zijn plots veel belangrijker.

Videoconference

Een video conference is vergelijkbaar met een vergaderzaal. Alleen is een video conference een virtuele (of online) vergaderzaal. Deelname is eenvoudig. Grotere organisaties hebben vaak een speciale video conference ruimtes met speciale apparatuur. Maar tegenwoordig is deelname aan de video conference via je computer, laptop of simpelweg via een app op je telefoon of tablet mogelijk. Waarom moet je videoconferencing inzetten voor de zaak? Drie redenen:

1. Video conference: elkaar horen en zien, via de webcam

Een van de grootste voordelen van videoconferencing, is het feit alle deelnemers via de webcam elkaar kunnen zien. Zo hebben alle deelnemers face-to-face contact tijdens het communiceren met elkaar. En kun je de lichaamstaal lezen. Dit kun je gebruiken, net als in een echte vergadering, om belangstelling en interactie hoog te houden. Dit kan niet met een teleconference of audioconference. Een video conference kun je al doen met zijn tweeën. Maar ook met een grotere groep. Het maximaal aantal deelnemers varieert per aanbieder, van twee tot vaak 25. Want net als bij echte vergaderingen is het simpelweg zeer moeilijk om effectief te communiceren als de groep te groot is.

2. Video conference: je beeldscherm delen

Verder kun je in een video conference je beeldscherm delen. Dat is handig. Zo kun je een (PowerPoint) presentatie laten zien. Maar ook een excel sheet, een word bestand, internetpagina’s en online programma’s. Kortom, alles wat je zelf op je scherm kunt zien, kun je eenvoudig delen. Per video conference aanbieder verschillen de mogelijkheden en functies. Soms ook afhankelijk van je abonnement. De mogelijkheden van betaalde diensten zijn altijd uitgebreider dan de gratis tools. Veel voorkomende functies bij video conference zijn: chat, aanwijspijlen, markers en whiteboards. Ook kan vaak de organisator tijdens de videoconference zorgen dat een andere deelnemer zijn scherm deelt. Zo wordt online samenwerken wel heel makkelijk.

3. Video conference: besparing op reiskosten en reistijd

Een van de grootste voordelen van video conference is reistijd. Je bent geen kostbare tijd meer kwijt aan reizen naar klanten en leveranciers. Daardoor heb je ook veel minder reiskosten. Zeker in deze economische crisis waarin de brandstofprijzen flink gestegen zijn is dat een belangrijk argument voor bedrijven om videoconferencing te gaan doen. 

Minder kilometers, minder CO2 dankzij een Video Conference

Voor mijn Slimmer Werken Slimmer Reizen scan met de MKB-mobiliteitsvoucher maak ik veelvuldig gebruik van videoconferencing. Hierdoor kan ik deze scan uitvoeren zonder een kilometer te rijden. Ik noem hem ook de nul-kilometer scan. Hiermee draag ik zelf direct bij aan vermindering van de files. Ik ben er trots op dat ik door het gebruik van video conference software van 70.000 km per jaar naar 35.000 km per jaar ben gegaan. En van twee auto's naar één auto. Zo draag ik direct bij aan minder CO2.

Een van mijn klanten gebruikt twee keer per maand video conference voor zijn salesmeeting met zijn Duitse vestiging. Hierdoor bespaart hij wekelijks vier uur reistijd en rijdt 400 kilometer minder. Dat is een kostenbesparing van al snel 1.000 euro per maand. Door gebruik van de grote mobiliteitsvoucher betaalt hij het eerste jaar slechts een derde deel zelf. Dit betekent dat hij binnen één maand zijn investering voor het gehele jaar al heeft terugverdiend.

Wil jij snel starten met video conference? Mijn tips "In tien stappen je webinar software selecteren" zijn ook handig voor het selecteren van je video conference software. Door het gebruik van software voor videoconferencing en webinars combineer ik mijn passie voor reizen met het wereldwijd ondernemen. Ik wens je veel succes en plezier met je eerste video conference.

Auteur

Robert Mares