Stap 10: Zorg voor een goed beleid

Kantoor in de cloud | Zorg dat het werkt in de praktijk

12 juni 2017

De veranderingen die je doorvoert om je werkplek toekomstbestendig te maken, moeten wel het juiste rendement hebben. Plannen maken en je IT-infrastructuur optimaliseren is één, zorgen dat het op een juiste manier wordt gebruikt is twee. Daarvoor is een strak beleid nodig.

Whitepaper Customer Relationship Management (CRM)

Whitepaper Kantoor in de Cloud

Het is goed je medewerkers te trainen op IT-gebied, zodat de middelen op een efficiënte manier worden ingezet. Laat iedere keer als je iets vernieuwd een specialist je werknemers instrueren over het gebruik. Zorg ook voor een geschreven instructie (handleiding) voor ieder proces binnen je onderneming. Welke stappen doorloop je en welke systemen, software en hardware heb je daarbij nodig? Zorg voor een aanspreekpunt op IT-gebied en iemand (kan dezelfde persoon zijn) die ervoor verantwoordelijk is dat alles werkt en dat medewerkers er op een juiste manier mee omgaan.

Nieuw beleid

Naast praktische instructies en handleidingen is het goed om vast te leggen hoe ondernemers met hardware en data omgaan. Maak per type hardware een protocol, waarin dit duidelijk beschreven staat. Dankzij voortschrijdende techniek en de verschuiving naar mobiel werken is er voor veel bedrijven nieuw beleid nodig op het gebied van mobiele apparaten.

BYOD

Steeds meer werknemers werken met hun eigen smartphones, tablets en laptops. Dit fenomeen wordt ook wel Bring Your Own Device (BYOD) genoemd. Hoe ga je hier als werkgever mee om? Hoe zorg je dat werknemers ook veilig werken op hun eigen device? BYOD kan voor ondernemers nadelen hebben, vooral rond regulering van het gebruik. De werknemer blijft immers zelf de baas over zijn apparaat. Het is zijn eigendom, of hij er nu werkapplicaties op draait of niet. Het gevolg kan zijn dat je als bedrijf de regie kwijtraakt over alle bedrijfsdata die op het BYOD-apparaat van je werknemer terechtkomt. Goede afspraken daarover zijn van groot belang, met name over de beveiliging van gevoelige data.

COPE

Naast BYOD kun je ook kiezen voor COPE (Corporate Owned, Personally Enabled). Net als bij BYOD kan de werknemer dan zelf zijn device uitkiezen, maar bij COPE betaal jij als werkgever de apparatuur. En dat stelt je in staat bepaalde eisen te stellen. Bijvoorbeeld aan de modellen waaruit een werknemer mag kiezen. Zo houd je als bedrijf rechtstreeks controle over de platformkeuze en kun je mogelijke compatibiliteits- en beveiligingsproblemen omzeilen. Doordat je bij COPE zelf eigenaar bent van alle apparatuur, kun je zonder problemen de broodnodige gebruikerspermissies instellen, toestellen op afstand wissen of restricties opleggen over het downloaden van apps.

Je bedrijf in de cloud

Wil je je bedrijf klaar maken voor de toekomst? Lees het whitepaper Kantoor in de cloud en volg het handige tienstappenplan.

Auteur

Raphael Klees