In 5 stappen naar een lege mailbox

Slimme tips voor jouw digitale postvak | Column Emiel Bekke van G-Company

29 mei 2015

E-mail is niet meer weg te denken uit ons dagelijks leven. Het gemak waarmee we even snel een bericht naar alle collega’s of klanten kunnen sturen is natuurlijk een verademing. Maar het heeft ook een keerzijde. Vraag een willekeurige ondernemer naar de inhoud van zijn of haar mailbox en je krijgt het antwoord dat deze bomvol zit met ongelezen berichten, nog uit te voeren acties, reminders, etc. Vijftig of zelfs honderd mails in je inbox? Het is geen uitzondering meer, met een behoorlijke werkdruk tot gevolg. Tijd om in te grijpen.

Stap 1: Drie vaste momenten

Plan drie vaste momenten per dag (‘s-ochtends, tussen de middag en eind van de middag) om een kwartier tot een half uurtje aan e-mail te besteden. Sluit de mailbox daarna weer af, zodat het andere werkzaamheden niet zal verstoren. Tijdens deze drie momenten kun je de mailbox het best beschouwen als een takenlijst. Iedere e-mail vraagt namelijk om een actie.

Stap 2: Vijf minuten per mail

Wanneer het beantwoorden van een e-mail mij niet meer dan vijf minuten kost, doe ik dat direct. Vraagt een bericht meer tijd? Dan zet ik een actie uit voor deze e-mail om deze op een later tijdstip te behandelen. In G-mail kan dit bijvoorbeeld door een aantal labels aan te maken: “Later vandaag” / “Morgen” / “Dit weekend” etc. Verplaats de berichten die om een actie vragen naar het betreffende label. Ook kun je hier via kleurtjes (rood / blauw / groen) prioriteit aan meegeven.

Stap 3: Takenlijst

Een andere mogelijkheid: je voegt een bericht direct aan de takenlijst of agenda toe. Je klikt in G-mail dan bovenin het bericht op “Meer -> Toevoegen aan taken / Afspraak maken. Archiveer de berichten die afgehandeld of ingepland zijn direct, waardoor ze uit de Postvak IN zullen verdwijnen.

Stap 4: Handige apps

Nog een tip: De gratis app “Mailbox” (mailboxapp.com/) is gebouwd om je te helpen je mailbox als takenlijst te gebruiken. Ook Google heeft onlangs zelf een app uitgebracht onder de naam “Inbox” (inbox.google.com). Deze is nu enkel nog voor de gratis Gmail-account beschikbaar maar zal snel voor de zakelijke Google Apps-omgeving uitgebracht worden.

Handig aan deze apps: je kunt je berichten met één handeling uitstellen en archiveren.

Stap 5: Opgeruimd naar huis

Streef ernaar om aan het eind van iedere werkdag een lege Postvak IN te hebben, zodat alle ontvangen e-mail is beantwoord of er een actie voor is gepland.

Deze aanpak vergt discipline en zal in het begin onwennig zijn. Echter is de voldoening groot wanneer er een volledig lege Postvak IN zichtbaar is. Geef het eens een kans en laat je vooral niet leven door je mailbox!

Auteur

Emiel Bekke