Efficiënt besluiten nemen

Vergadertips
‘Moet dat nou wel, zo’n vergadering? Het neemt meteen de hele middag in beslag.’ Dat hoeft helemaal niet, als je het maar handig aanpakt. Bereid de vergadering voor en plan het goed. Meer tips in dit artikel.

Begin een vergadering altijd op tijd. Ga niet wachten tot iedereen er is. Daarmee verlies te veel tijd en tevens levert het gemakzucht op bij de andere deelnemers. ‘We beginnen toch altijd wat later, dan kan ik ook makkelijk wat later komen.’ Als eenmaal die mentaliteit in een bedrijf heerst, is het lastig dat nog te veranderen.

 

Telefonisch vergaderen

Het kan zeer tijd- en kostenbesparend zijn om telefonisch te vergaderen. Maar je mist ook dat beetje extra als je elkaar ziet en tevens de non-verbale communicatie ziet. Belangrijke punten kan je daarom ook beter echt met elkaar overleggen. Als er even snel iets besloten moet worden, zodat mensen weer verder kunnen werken dan is telefonisch vergaderen een uitkomst. Voor telefonisch vergaderen gelden ongeveer dezelfde regels als voor gewoon vergaderen. Laat mensen uitpraten en verwoord duidelijk en krachtig je punten. Als je een telefonische vergadering houdt met meerdere mensen die elkaar niets dagelijks ontmoeten, doe dan eerst een ‘voorstelrondje’. Zo zorg je dat mensen weten welke stem bij wie hoort.

 

Besluitvorming / afronden

Belangrijk bij een vergadering is om te zorgen dat er ook echt resultaten uitkomen. Dit doe je door regelmatig dingen samen te vatten en aan het eind alle besluiten nogmaals bevestigen. Maak ook meteen duidelijk wie wat doet. Zorg dat mensen meteen binnen 24 uur de notulen binnen hebben met een ‘to do’-lijstje erbij. Kom op volgende vergaderingen hierop terug zodat mensen de vooruitgang ook meekrijgen en weten waar iemand mee bezig is. Zo voorkom je ook dat er overlappend werk wordt gedaan.

 

Nog wat afsluitende tips

  • Evalueer de vergadering en kijk waar het beter kan
  • Kijk wanneer jij een vergadering het beste vindt. Sommige bedrijven vinden het prettig om op vrijdagmiddag te vergaderen. Andere bedrijven vergaderen kort op steeds wisselende dagen. Belangrijke vergaderingen kan je het beste ’s ochtends plannen zorg dat deze niet langer dan anderhalf uur duren. Na die tijd verslapt namelijk de aandacht.

Praat met ons mee op

Van Spaendonck Groep B.V
Postadres
Postbus 90154
5000 LG . Tilburg

Bezoekadres:
Reitseplein 1
5037 AA . Tilburg
Tel: 088 652 00 50

Toegevoegd

U kunt verder winkelen of de bestelling afronden.

Afronden
MKB Servicedesk maakt gebruik van cookies
/7158/cookieverklaring-mkb-servicedesk.htm
 Meer informatie
 Melding sluiten