‘Gevaarlijk: medewerkers en hun consumentenprogramma’s’

Column Bas Leenders | De gevaren van schaduw-ICT

16 april 2015

Toepassingen die voor consumenten al lang beschikbaar zijn, worden bij grote bedrijven vanwege het strikte ICT-beleid vaak buiten de deur gehouden. Gevolg: Het gebeurt stiekem, ook wel ‘schaduw-ICT’. Medewerkers gebruiken dan de consumenten-versies van hun favoriete toepassingen voor hun werk. Ook kleine ondernemers gebruiken vaak allerlei online toepassingen die eigenlijk voor consumenten bedoeld zijn.

Dit soort toepassingen zijn nu eenmaal super handig, makkelijk te gebruiken, op allerlei apparaten te benutten en bovendien vaak gratis:

  • Gmail voor webmail (zakelijke mail wordt naar Gmail doorgestuurd, zodat je overal bij je mail kunt en deze makkelijk doorzoekbaar is).

  • Google Calendar voor gedeelde online agenda’s.

  • WeTransfer voor overdracht grote bestanden.

  • WhatsApp voor mobiele chat (met collega’s net zo makkelijk als met vrienden en familie).

  • Dropbox voor het online opslaan en samenwerken met bestanden.

  • Skype voor gratis audio & video-conferencing.

Gevaren

In het gebruik van de bovenstaande consumententoepassingen schuilen serieuze gevaren:

  • Je hebt als consument geen enkele garantie (t.a.v. beschikbaarheid, backups, etc.) en dus als ondernemer ook niet!

  • Het eigendom en de bescherming van de gegevens is vaak onduidelijk, niet goed vastgelegd, of erger… Al je gegevens liggen op straat.

  • Je hebt als ondernemer geen controle over accounts: Een medewerker die vertrekt neemt ongemerkt alle gegevens mee, want de afscherming voor ex-collega’s is volkomen onbeheersbaar, hij of zij luistert nog vrolijk mee in alle groep-chats.

Door de gevaren die ik hierboven heb geschetst, loop je als ondernemer, klein of groot, startend of door de wol geverfd, een flink risico. Bij veel bedrijven wordt van consumenten-toepassingen gebruik gemaakt, omdat de alternatieven onvoldoende bekend zijn. Ken jij Google Apps for Work al? Met deze oplossing kun je de risico’s enorm beperken.

Makkelijk beschermen

Google Apps is de professionele variant op consumenten-toepassingen van Google. Google biedt aan zakelijke klanten zekerheid, met een zeer goede SLA (99,9 procent beschikbaarheid, 24/7 support), een centraal beheersbare, controleerbare omgeving afgestemd op jouw bedrijf. En de bescherming en het eigendom van alle bedrijfsgegevens die je bij Google opslaat is heel duidelijk: De data is van jou, als organisatie, en Google is als geen ander in staat om jouw gegevens te beschermen.

Als ik Google Apps vergelijk met de toepassingen die ik eerder noemde:

  • Google Mail en Calendar, maar dan op het eigen bedrijfsadres (dus niet @gmail.com), zodat dat de buitenwereld niet eens hoeft te weten dat je Google’s professionele diensten gebruikt.

  • Google Drive om alle soorten bestanden te delen (tot 5 TB. En voor jouw beeld: dat is beláchelijk veel!) binnen én buiten de organisatie, met volledige controle over wie er wat mee kan.

  • Drive-sync om bestanden tussen computers én collega’s te synchroniseren.

  • Hangouts voor (groeps)chat tussen collega’s, op mobiel én op desktop, synchroon, doorzoekbaar zoals je e-mail ...én voor video-conferencing.

Je krijgt met Google Apps dus meer mogelijkheden. En bovendien ben je niet gevoelig voor de gevaren van schaduw-ICT. Vertrekt een medewerker, dan blokkeer je direct zijn account waardoor hij geen toegang meer heeft tot de e-mail, agenda’s, online opslag, documenten, vertrouwelijke chatgroepen. Je deelt bestanden en documenten met de hele wereld, zelfs met mensen die géén Google gebruiken. En iedereen heeft een nóg groter gemak, door het gebruik van een geïntegreerde set toepassingen.

Auteur

Bas Leenders