Zelfbediening aan de digitale personeelsbalie

Column | Digitale personeelsadministratie

16 augustus 2011

In vaktermen wordt het ook wel 'HR Self-Service' genoemd: medewerkers die zelf online hun personeelszaken regelen. Voor ondernemers is zelfbediening via de digitale personeelsbalie een slimme zet.

Het voeren van een correcte personeelsadministratie is vaak een tijdrovende klus, die ook nog eens heel precies uitgevoerd moet worden. Het up-to-date houden van het personeelsdossier is dan ook vaak een doorn in het oog van ondernemers. Een foutje in het saldo op de verlofkaart is snel gemaakt en dit kan vervelende discussies met je personeel opleveren. Soms kan dit zelfs extreme gevolgen hebben voor de arbeidsrelatie. Heb je weleens overwogen om je personeelsadministratie uit te besteden, en wel aan je personeel zelf?

HR Self-Service is de term die wordt gebruikt voor een dergelijk proces. Het idee: je personeelsadministratie wordt centraal online opgeslagen en bijgehouden. Iedere medewerker krijgt een eigen account en kan zelf online verlof aanvragen, overwerk declareren en bijvoorbeeld declaraties indienen. Het systeem berekent automatisch het nieuwe saldo op de verlof- en overwerkkaart en als werkgever hoef je deze handeling slechts te accorderen. Je medewerker heeft altijd een actueel inzicht in het verlofsaldo, waardoor discussies worden voorkomen.

Het voldoen aan wetgeving omtrent je personeel wordt ook eenvoudiger. Dergelijke systemen kunnen namelijk rekening houden met veranderende wetgeving, bijvoorbeeld met de nieuwe regeling vakantiedagen die met ingang van 2012 ingevoerd wordt. Nieky de Brouwer schreef hier onlangs een column over. Zo hoef je dergelijke zaken niet meer handmatig te berekenen en bij te houden. Denk je ook aan de wetgeving rondom verzuim en de daaruit voortvloeiende acties, welke je ook in het digitale dossier vast kunt leggen. Je voorkomt fouten, voldoet aan wetgeving en zelfs het doorvoeren van wijzigingen naar de salarisadministratie kun je met een druk op de knop regelen.

De ontwikkelingen op het gebied van e-HRM (de vakterm voor een online personeelsadministratie) gaan verder. Er verschijnen zelfs steeds meer HR-apps voor de smartphone. Zo kun je altijd en overal je leidinggevende rol vervullen zonder op een computer in te loggen. Stel je voor dat je onderweg een verlofaanvraag goedkeurt of snel de teamplanning raadpleegt en ziet wie er aanwezig is. Ook je personeel vindt eenvoudig de weg naar een aanvraag: zij kunnen via de smartphone uren registreren, verlof aanvragen en zichzelf zelfs ziek melden! Uiteindelijk houd je zelf uiteraard de touwtjes in handen, want jouw toestemming blijft altijd nodig om een aanvraag of melding ook daadwerkelijk door te voeren.

Vertrouwen en versterken

Voor de mkb'er zijn dergelijke ontwikkelingen juist ideaal: je bent minder tijd kwijt aan de personeelsadministratie, de kans op fouten is minimaal en je versterkt je band met je medewerkers door hen het vertrouwen te geven om dergelijke zaken zelf te regelen. Door je personeel aan te spreken op hun eigen verantwoordelijkheid, zullen zij deze ook dragen. HR Self-Service stimuleert op deze manier een gezonde arbeidsrelatie waarin iedereen precies weet waar hij of zij aan toe is. Ook dit is een effectieve manier om uw mensen aan uw bedrijf te binden en hen bij uw bedrijfsvoering te betrekken.

Auteur

Iris Zonneveldt